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Boxer, Mailbox e novas categorias do Gmail: o esforço em tornar o email mais produtivo

Novas soluções prometem economizar tempo ao responder e organizar mensagens

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6 anos atrás

Desde que foi anunciado, no início do ano, o aplicativo Mailbox foi um dos mais aguardados do primeiro semestre. Prometia ajudar a "dar fim" aos emails da sua caixa de entrada, deletando e arquivando com simples deslizar de dedos e fazendo um "boomerangue" com os emails que poderiam ser melhor respondidos em outro momento mais propício, como na manhã do dia seguinte ou na segunda-feira após o feriadão.

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O sucesso foi tanto que os desenvolvedores precisaram até criar uma lista de espera para evitar sobrecarregar os servidores logo que o aplicativo chegasse às mãos dos usuários.

O Mailbox funciona muito bem para quem aproveita os momentos de microtédio ou de esperas (como nos trajetos de ônibus ou na sala do dentista) para dar uma agilizada no seu dia a dia. O básico que se faz com ele é organizar melhor as mensagens, agendar outra hora para dar uma olhada naquele email ou marcar todas as mensagens que precisam de uma resposta com uma tag "para responder".

Uma ajuda e tanto, mas que é limitada a quem faz uso dos serviços de email do Google, seja no Gmail ou no Google Apps, serviço da empresa para contas corporativas. Quem tem um email do trabalho no Exchange, por exemplo, acaba ficando de fora, o que é uma pena, já que a inbox do trabalho costuma ser bem mais complicada de gerenciar do que os emails pessoais.

Gmail, na cola do Mailbox?

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Meses depois da iniciativa da Mailbox, que de tão querida acabou adquirida pela Dropbox, agora surgem novas tentativas de tornar o email uma ferramenta mais produtiva, que consuma menos do seu tempo.

O próprio Gmail lançou há poucos dias o seu novo modelo de caixa de entrada, que automaticamente filtra as mensagens recebidas e as separa entre as importantes e pessoais, na aba “Primary”; “Social”, para as notificações das redes sociais; “Promotions”, para as ofertas enviadas por lojas online; “Updates”, para notificações em geral; e “Forums”, para as mensagens enviadas por listas de email.

As abas, chamadas de categorias, se tornam um complemento da filtragem de emails e posterior organização por tags, método já utilizado por muita gente para entender melhor o que anda chegando na sua inbox. No entanto, as novas abas de categorias ainda funcionam na mesma alçada do Mailbox: auxiliam a organizar as mensagens em locais mais fáceis de achar, mas não ajudam a resolver o que mais toma o seu tempo, que é responder a cada uma das mensagens que estão ali acumulando na sua caixa de entrada.

Boxer, para responder na lata

Nesse ponto, surgiu o aplicativo Boxer, que ainda está gratuito para os primeiros que fizerem download, mas que custará 5 dólares para quem quiser usá-lo após o período de "early adoption". Ele surge como um excelente complemento às iniciativas do Google e do Mailbox, auxiliando no ponto básico de toda a história: responder as mensagens recebidas.

Assim como no Mailbox, arquivar e deletar mensagens pode ser feito com um deslizar de dedos, mas dessa vez é preciso gastar alguns poucos segundos a mais, já que em vez de simplesmente deslizar o dedo para a esquerda para escolher a opção desejada, é preciso deslizar e selecionar "apagar" ou "arquivar".

No entanto, ao deslizar o dedo para a direita, encontram-se as opções que são efetivamente inovadoras e produtivas. São cinco ações que podem ser tomadas com a mensagem selecionadas: curtir, responder rapidamente, adicionar a uma lista de afazeres, marcar como "requisição" ou então como item "feito".

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A opção de "curtir" um email, o que para o Boxer seria o jeito mais rápido e prático de agradecer ao remetente pela informação enviada, é uma das que considero mais interessantes e bizarras. Ao dar "like" no email, o remetente recebe uma mensagem automática do aplicativo, que diz que “Tal Pessoa curtiu a sua mensagem com o Boxer”. Porém, ainda fica a dúvida se as pessoas vão entender a curtida como um agradecimento, uma lisonja ou uma grande preguiça de escrever.

you-can-also-send-a-pre-written-messageA segunda opção, de resposta rápida, é a que promete ser a maior utilidade do aplicativo. Nela, uma série de respostas-modelo, que podem ser configuradas pelo usuário, o que é muito útil para quem costuma responder a mesma coisa com frequência ou quer agilizar aquela confirmação de que irá tomar conta de determinada tarefa. Lembra bastante as mensagens padrão que o smartphone permite enviar quando você quer recusar uma chamada. As principais delas são sugeridas pelo próprio Boxer, e eu traduzi as minhas para versões informais, como “Já está na minha lista de afazeres”, “Vou verificar e retorno em breve”, “Pode dar mais detalhes sobre isso?”, entre outras opções que você pode personalizar ou adicionar nas configurações do app.

Os botões de "to-do", "request" e "done" ajudam a organizar os e-mails entre itens de uma lista de tarefas, solicitações que aguardam resposta e tarefas concluídas, o que pode ser útil na hora de deixar emails para responder direto do desktop ou do notebook, que têm teclados mais agradáveis para digitação mais extensa.

Uma mão lava a outra

Depois de conhecer o Boxer, o Mailbox e as novas caixas de entrada do Gmail, é possível que cada um escolha qual será o seu preferido, mas na minha opinião eles têm objetivos bem diversos. Enquanto o Gmail se propõem a organizar melhor as mensagens colocando em categorias e tags, o Mailbox aposta no "boomerangue" para datas e horários específicos para responder mais tarde, e o Boxer parece ter como objetivo básico diminuir o tempo que você gasta respondendo coisas do dia a dia.

Se o “curtir” do Boxee pudesse ter o envio da mensagem customizado, eu colocaria um “Obrigada!” e usaria direto. Com o botão "quick", consigo configurar mensagens genéricas ou frases específicas de alta repetição para evitar digitar à toa. Já prontamente configurei diversas frases que vão me ajudar no cotidiano, o que pode fazer com que os 5 minutos na sala de espera do consultório, na fila ou até mesmo durante o almoço possam me ajudar a conquistar tempo livre para sair para andar com o cachorro ou dormir, o que certamente é um melhor uso das minhas horas do que ficar sentada respondendo centenas de e-mails.

Para quem precisa de uma ajuda com os emails do trabalho, o Boxer ainda é a melhor opção, por permitir conexão com o Exchange, mas é possível que o Mailbox ofereça isso em breve também.

O essencial é que a inbox vazia - ou pouco populosa 😉 - possa ajudar você a se sentir no controle do seu email, e não o contrário. Afinal, a tecnologia está aqui para nos ajudar a ser mais produtivos e mais livres, e não para nos escravizar por horas a fio sentado na frente do teclado.

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