Como usar o Trello [Guia para Iniciantes]

Se você está aqui é porque está tentando se organizar para estudar ou trabalhar e viu no Trello uma maneira de fazer isso acontecer. O Trello é uma ferramenta muito simples de usar, mas ele não vem “pronto”. É preciso que você saiba suas demandas e recrie na plataforma algum processo que já tem em mente. Saiba como usar o Trello.

Arranhando a superfície

O Trello é assim: à medida que você vai mexendo, acaba descobrindo recursos novos ou formas novas de usar recursos que já conhecia. A aplicação da ferramenta vai de organizar as tarefas de estudo aos cardápios da semana, de gerenciar uma redação, como a do Tecnoblog, a processos de comunicação interna. Há também equipes que usam para a integração de funcionários, atendimento ao cliente, projetos de software…

A primeira solução que você vai encontrar é integração: quantas reuniões de equipe começam com a seguinte pergunta: no que você está trabalhando neste momento?

Com o Trello ou um board kanban para a sua equipe isso acaba. Todos (ou aqueles que são necessários) terão acesso aos progressos do time. Então, está na hora de adotá-los.

O que é kanban?

O Kanban é um método visual para gerenciar e conduzir o trabalho, que combina bastante com os recursos que são oferecidos pelo Trello. O método kanban nasceu em uma fábrica da Toyota na década de 40 e se popularizou entre os métodos ágeis de desenvolvimento de software graças a sua flexibilidade, velocidade e eficiência.

A boa notícia é que as premissas do método kanban são aplicáveis a praticamente qualquer indústria (ou qualquer projeto pessoal ou em grupo), o que justifica a popularidade entre times de marketing, vendas, recrutamento e até mesmo operações.

Há alguns métodos ágeis como kanban e scrum. Para você não confundir:

• Kanban serve para visualizar o trabalho, limitar o que está em andamento e maximizar a eficiência do que é produzido. É um processo de melhoria constante no fluxo e na qualidade do trabalho. O Trello é um aplicativo de fluxo, guarde isso;
• Scrum é a prática de trabalhar em intervalos, também chamados de “sprints”, para reunir informações e feedbacks com maior rapidez e implementá-los no trabalho.

Como usar o Trello

Agora que eu já contei essa história toda, note que como o kanban é um fluxo de trabalho visual, ele usa um quadro físico ou digital (Oi, Trello) para planejar e acompanhar as tarefas. Um quadro kanban usa cartões, colunas e o conceito de melhoria contínua para controlar e engajar a equipe no trabalho com feedback positivo.

Ou seja, a satisfação da entrega.

Como organizar o Trello

Podemos usar um modelo muito popular para o quadro do kanban:

• Sinais visuais: cartões e etiquetas;
• Colunas ou listas;
• Trabalho em andamento (o que faz);
• Comprometimento (quem faz);
• Prazo de Entrega (quando faz).

Quando você criar uma conta e abrir o seu primeiro board no Trello, ele estará em branco. Quando eu digo que o Trello não nasceu pronto, é isso. Você precisa criar dentro dele um processo que já existe ou passará a existir com o seu auxílio.

Um dos fluxos de trabalho mais óbvios para você começar é criar as colunas:

“A fazer,” “Fazendo” e “Feito”.

Então, vamos lá.

Como usar o Trello

1. Na página inicial do Trello, clique em “criar novo quadro”;
2. Lembre-se de marcá-lo como “Particular” (no caso de trabalho só) ou “visível para o time” (no caso de trabalho em grupo), o “Público” aparece no Google Search;
3. Você verá o board em branco, crie as três coluna: A Fazer, Fazendo e Feito;
4. Na coluna “A Fazer”, clique em “Adicionar um cartão”;
5. Dê um nome ao seu cartão (o nome da tarefa) e, dentro ele, inclua a descrição. Lá você vai explicar o que precisa fazer feito e incluir links e anexos que permitam;
6.  Em “Membros” você vai adicionar quem vai fazer a tarefa (se for o líder do time);
7. Em “Data de Entrega” o prazo máximo de quando essa tarefa deve ser entregue;
8. Repita para cada tarefa nova que precise ser feita por alguém e entregue no prazo.

Note que, para organizar melhor os tipos de tarefas, você pode criar “Etiquetas” que orientam visualmente de que se trata cada demanda, sem que seja preciso abri-las.

Uma vez que a tarefa começa a ser feita, o cartão pode ser arrastado para “Fazendo”. E, uma vez pronto, ser arrastado para “Feito”. É claro que alguns projetos dependem de aprovação (principalmente, se forem em grupo) e essa etapas serão novas colunas.

Se você começar fuçar a plataforma, vai ver que alguns recursos lembram muito as redes sociais e os e-mails: escrever comentário, mencionar alguém, seguir (receber notificações) e arquivar. Contudo, é uma plataforma que se encerra em si, não é preciso usar nenhum recurso de interação adicional para conversar com quem está nela.

Para fazer parte de um board, basta que o dono do quadro (ou do time) convide usuários clicando no botão “Convidar”, no topo. Todos devem ter uma conta Trello.

Qual o benefício do Trello?

Independente de quem, quando ou de onde alguém esteja trabalhando (em casa, no escritório ou em outra cidade), um sistema de kanban digital, como o Trello, compartilha todo o processo, dando uma resposta imediata à pergunta que iniciamos.

“Quem está fazendo o quê?”

Além disso, um quadro kanban no Trello também serve como um repositório de informações confiável e pesquisável (há uma barra de pesquisa no topo) que encontra comentários em cartões, arquivos anexos, usuários, tarefas (cartões) e outras funções.

Em equipes muito grandes, que contam com sub-equipes, é possível criar vários boards, um para cada grupo de trabalho/projeto, mas dentro de um mesmo time empregador.

A resposta sobre o benefício é simples: a metodologia kanban quando operada no Trello é capaz de tornar sua equipe mais produtiva, mais flexível e mais transparente.

O último item pode gerar resistência exatamente por isso, expor o que está sendo (ou não) feito por cada pessoa do time. Esteja você dividindo um escritório ou trabalhando remotamente, no desktop ou no smartphone, sozinho ou em grupo, é uma ótima dica.

Você encontra mais informações no próprio Blog do Trello.

Receba mais sobre Trello na sua caixa de entrada

E-mail:

* ao se inscrever você aceita a nossa política de privacidade