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Como usar o Trello [Guia para Iniciantes]

Você está tentando se organizar para estudar ou trabalhar? Saiba como usar o Trello e faça isso acontecer de verdade

Melissa Cruz Cossetti Por
TB Responde

Se você está aqui é porque está tentando se organizar para estudar ou trabalhar e viu no Trello uma maneira de fazer isso acontecer. O Trello é uma ferramenta muito simples de usar, mas ele não vem “pronto”. É preciso que você saiba suas demandas e recrie na plataforma algum processo que já tem em mente. Saiba como usar o Trello.

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Arranhando a superfície

O Trello é assim: à medida que você vai mexendo, acaba descobrindo recursos novos ou formas novas de usar recursos que já conhecia. A aplicação da ferramenta vai de organizar as tarefas de estudo aos cardápios da semana, de gerenciar uma redação, como a do Tecnoblog, a processos de comunicação interna. Há também equipes que usam para a integração de funcionários, atendimento ao cliente, projetos de software…

A primeira solução que você vai encontrar é integração: quantas reuniões de equipe começam com a seguinte pergunta: no que você está trabalhando neste momento?

Com o Trello ou um board kanban para a sua equipe isso acaba. Todos (ou aqueles que são necessários) terão acesso aos progressos do time. Então, está na hora de adotá-los.

O que é kanban?

O Kanban é um método visual para gerenciar e conduzir o trabalho, que combina bastante com os recursos que são oferecidos pelo Trello. O método kanban nasceu em uma fábrica da Toyota na década de 40 e se popularizou entre os métodos ágeis de desenvolvimento de software graças a sua flexibilidade, velocidade e eficiência.

A boa notícia é que as premissas do método kanban são aplicáveis a praticamente qualquer indústria (ou qualquer projeto pessoal ou em grupo), o que justifica a popularidade entre times de marketing, vendas, recrutamento e até mesmo operações.

Há alguns métodos ágeis como kanban e scrum. Para você não confundir:

  • Kanban serve para visualizar o trabalho, limitar o que está em andamento e maximizar a eficiência do que é produzido. É um processo de melhoria constante no fluxo e na qualidade do trabalho. O Trello é um aplicativo de fluxo, guarde isso;
  • Scrum é a prática de trabalhar em intervalos, também chamados de “sprints”, para reunir informações e feedbacks com maior rapidez e implementá-los no trabalho.
Scrum Kanban
Frequência Sprints regulares com duração fixa (dias/semanas) Fluxo contínuo
Metodologia Ao final de cada sprint Entrega contínua
Funções PO (Proprietário do Produto), mestre Scrum, equipe de desenvolvimento Sem funções necessárias
Principais Métricas Velocidade Tempo de Espera, Tempo de Ciclo, WIP (Work in Progress)
Mudança de Filosofia As equipes não devem fazer mudança durante o sprint É possível fazer mudanças a qualquer momento

Como usar o Trello

Agora que eu já contei essa história toda, note que como o kanban é um fluxo de trabalho visual, ele usa um quadro físico ou digital (Oi, Trello) para planejar e acompanhar as tarefas. Um quadro kanban usa cartões, colunas e o conceito de melhoria contínua para controlar e engajar a equipe no trabalho com feedback positivo.

Ou seja, a satisfação da entrega.

Podemos usar um modelo muito popular para o quadro do kanban:

  • Sinais visuais: cartões e etiquetas;
  • Colunas ou listas;
  • Trabalho em andamento (o que faz);
  • Comprometimento (quem faz);
  • Prazo de Entrega (quando faz).

Quando você criar uma conta e abrir o seu primeiro board no Trello, ele estará em branco. Quando eu digo que o Trello não nasceu pronto, é isso. Você precisa criar dentro dele um processo que já existe ou passará a existir com o seu auxílio.

Um dos fluxos de trabalho mais óbvios para você começar é criar as colunas:

“A fazer,” “Fazendo” e “Feito”.

Então, vamos lá. Como usar o Trello:

  1. Na página inicial do Trello, clique em “criar novo quadro”;
  2. Lembre-se de marcá-lo como “Particular” (no caso de trabalho só) ou “visível para o time” (no caso de trabalho em grupo), o “Público” aparece no Google;
  3. Você verá o board em branco, crie as três coluna: A Fazer, Fazendo e Feito;
  4. Na coluna “A Fazer”, clique em “Adicionar um cartão”;
  5. Dê um nome ao seu cartão (o nome da tarefa) e, dentro ele, inclua a descrição. Lá você vai explicar o que precisa fazer feito e incluir links e anexos que permitam;
  6.  Em “Membros” você vai adicionar quem vai fazer a tarefa (se for o líder do time);
  7. Em “Data de Entrega” o prazo máximo de quando essa tarefa deve ser entregue;
  8. Repita para cada tarefa nova que precise ser feita por alguém e entregue no prazo.

Note que, para organizar melhor os tipos de tarefas, você pode criar “Etiquetas” que orientam visualmente de que se trata cada demanda, sem que seja preciso abri-las.

Uma vez que a tarefa começa a ser feita, o cartão pode ser arrastado para “Fazendo”. E, uma vez pronto, ser arrastado para “Feito”. É claro que alguns projetos dependem de aprovação (principalmente, se forem em grupo) e essa etapas serão novas colunas.

Se você começar fuçar a plataforma, vai ver que alguns recursos lembram muito as redes sociais e os e-mails: escrever comentário, mencionar alguém, seguir (receber notificações) e arquivar. Contudo, é uma plataforma que se encerra em si, não é preciso usar nenhum recurso de interação adicional para conversar com quem está nela.

Para fazer parte de um board, basta que o dono do quadro (ou do time) convide usuários clicando no botão “Convidar”, no topo. Todos devem ter uma conta Trello.

Qual o benefício do Trello?

Independente de quem, quando ou de onde alguém esteja trabalhando (em casa, no escritório ou em outra cidade), um sistema de kanban digital, como o Trello, compartilha todo o processo, dando uma resposta imediata à pergunta que iniciamos.

“Quem está fazendo o quê?”

Além disso, um quadro kanban no Trello também serve como um repositório de informações confiável e pesquisável (há uma barra de pesquisa no topo) que encontra comentários em cartões, arquivos anexos, usuários, tarefas (cartões) e outras funções.

Em equipes muito grandes, que contam com sub-equipes, é possível criar vários boards, um para cada grupo de trabalho/projeto, mas dentro de um mesmo time empregador.

A resposta sobre o benefício é simples: a metodologia kanban quando operada no Trello é capaz de tornar sua equipe mais produtiva, mais flexível e mais transparente.

O último item pode gerar resistência exatamente por isso, expor o que está sendo (ou não) feito por cada pessoa do time. Esteja você dividindo um escritório ou trabalhando remotamente, no desktop ou no smartphone, sozinho ou em grupo, é uma ótima dica.

Você encontra mais informações no próprio Blog do Trello.

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