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É hora de abolir o email?

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correio-desesperado Não tem dias que você se odeia até à medula por ter que abrir seus emails? Em especial nessa segunda-feira modorrenta e cinza, parece o fim do mundo ser obrigado a sentar-se diante de um computador e encarar a caixa de entrada com itens acumulados desde sexta.

Não bastasse o volume de trabalho, pendências e cobranças que o seu inbox escancara, ainda há a difícil missão de separar o joio do trigo: selecionar o que realmente é importante no meio daquele amontoado de correntes, piadas, conversas sem sentido, links “imperdíveis” e PowerPoints “edificantes”. Uma vez que você ceda à tentação e abra um deles, sua manhã está condenada: quase na hora do almoço, tudo o que você fez foi ler 8 piadas, abrir 3 PowerPoints (um deles era de mulher pelada, ainda bem que a dona Neide ali do lado não viu), encaminhar um alerta da gripe suína para toda sua lista de contatos, procurar na web uma charge zoando o time do Nestor da contabilidade, em resposta à ofensa dele ao seu, e clicar num link do YouTube… onde você viu outro vídeo legal… e outro… e outro… Dali a pouco, o chefe surge na sua frente com cara de poucos amigos: “cadê o prospecto daquele cliente megaimportante que te pedi por email hoje cedo?”

Desse jeito, até o Dalai Lama odiaria ter que lidar com emails. Junte-se a disponibilidade das pessoas à sua imaturidade com a tecnologia e pronto, temos essa sopa de improdutividade servida diariamente, sempre quentinha, nos escritórios. O sucesso de livros de administração pessoal e sites de produtividade é um termômetro do nosso estado de baderna profissional!

Um desses sites de produtividade, o Zen Habits, publicou recentemente o post de seu fundador, Leo Babuta, falando exatamente sobre o que se transformou nossa vida administrando emails. Radical, porém, o autor declarou: “aboli email da minha vida!

Foi engraçado ver a reação das pessoas. Muitos compartilharam o arroubo de desprendimento, apoiando-o. Outros se mostraram céticos: será que isso vai dar certo? E teve alguns gatos pingados que, acreditem se quiser, tomaram aquilo quase como ofensa pessoal e disseram que o infeliz blogueiro vai arder nas chamas do inferno.

Minha opinião? Nem 8 nem 80. Como Leo Babuta ganha sua vida online, exclusivamente, talvez até seja bem sucedido no empreendimento. Leo preferiu manter canais alternativos de comunicação com seus leitores, clientes e colegas. Como instant messengers, VoIP e… Twitter.

Eu não consigo me imaginar pedindo para meus pacientes e clientes (mesmo na consultoria com tecnologia móvel) me contatarem pelo Twitter. Creio que 99% dos usuários de email mundo afora também não teriam como abolir o correio eletrônico de suas vidas. O caminho é: adotar uma política rigorosa de comunicação, eleger um sistema de gerenciamento e comprometer-se à ele, dedicando períodos pré-determinados para administrá-lo.

Eu leio meus emails diariamente via smartphone – exceto nos dias de descanso – e procuro resolver o que é importante ou urgente na hora. Não uso push, faço checagem manual mesmo, 2 ou 3 vezes ao dia. Cada checagem não dura mais que 1 minuto. E, no máximo, 2 minutos para cada mensagem que exige ação imediata. Ali mesmo, no smartphone. Fora isso, defini para mim mesma períodos de 30 minutos, 3 vezes na semana, para sentar na frente do computador e cuidar do restante. Semanalmente é assim: cerca de 200 emails exigindo algum tipo de ação por minha parte, isso depois de separar o spam, as newsletters e afins. Felizmente cheguei a um ponto em que estou domando meu inbox. Depois de muito tempo, tenho um sistema eficiente de antispam e tenho normas rígidas no manejo de mensagens, remetentes e anexos. Tudo no servidor. Mas assim que o meu site novo estiver no ar, a página de contato explicará direitinho às pessoas qual minha política no que concerne responder emails. O meu problema não é lê-los. Emails de leitores leio todos, sempre, e adoro. O problema é responder todo mundo. Adotei sistema parecido com minha conta no Twitter, para não me micro-afogar.

Se você tem o costume de atolar a caixa de entrada alheia com correntes, piadas, PowerPoints, coloque a mão na consciência e veja se você não é um dos culpados pela atitude extrema do colega Leo Babuta. Se você está cansado de receber emails inúteis de parentes e amigos, talvez esteja na hora de rever essa postura. Recomende esse texto a eles. Mas não em forma de corrente, faz favor. Muitos insistirão no envio de e-lixo, achando que suas correntes de “utilidade pública” são do bem. Bloqueie-os. Eles jamais entenderão que o mero fato de ser uma corrente já implica ser do mal. Quanto ao receio de colocar parentes na sua lista negra eletrônica, lembre-se: se a casa estiver pegando fogo, eles tem seu número de telefone.

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Rodrigo Esteves
As grandes empresas estão caminhando para isso, com as novas ferramentas ERP aliadas e outras como eProcurement na área de compras por exemplo, já é possivel alinha requisitante fornecedor e comprador de forma a evitar mensagens desnecessária, isso é otimo, as empresas podem voltar todo seu olhar para processos estratégicos, e aqueles que fazem apenas a parte operacional podem agir com mais desenvoltura.
Carlos Alberto
Prezada blogueira Bia Kunze: Cheguei ao seu blog quando procurava uma placa mãe para um notebook. Trabalho com tecnologia(faço manutenção de computadores).Faz muitos anos que percebí que o gerenciamnto de emails me tomava muitas horas do meu dia e, apesar de trabalhar com computadores o dia todo, tinha cada vez menos tempo para esse gerenciamnto. Aproveitei e simplesmente fiz como o citado Leo:eliminei o emails da minha vida. Nem no meu cartão de visitas ele aparece mais. Aliás, nem sei se o email que indiquei ainda está válido.´Me impressiona a relação que as pessoas têm com emails,Orkut,MSN,Twitter e afins. É algo doentio e assustador. Não quero desenvolver tal dependência. Aviso a todos os clientes que nem adianta passar emails para mim que não os lerei. Hoje, todos meus assuntos são tratados por telefone, rápido e direto. Aliás não entendo a razão de poucos usarem o Skype. Nos EUA é comum as pessoas colocarem o nome Skype nos cartões de visita. É uma forma rápida,e prática de comunicação para quem fica diante do computador o dia todo. É um mistério a preferência por teclar em vez de falar diretamente com o interlocutor. Aliás , o advento dessas coisas(MSN,Orkut,Twitter) fez cair enormemente a produtividade nas empresas. O fato é que a maioria fica plugado nessas coisas em conversas particulares.
Rafael
Abro toda hora, não largo por nada meu bom e velho email, com ele a privacidade é certa!
Ar Condicionado
ótimo o texto, mas não acredito em abolir o e-mail Ana
Carlos Antonio
Eu acho que sim.
Fábio Siqueira
Oi, Bia! Trabalho na Edelman, Agência de Comunicação on line da Samsung. Sobre esse lance do lixo eletrônico, também destaco a questão da disseminação de vírus por meio dessa ferramenta. Antes, era só aquela "foto da formatura" com um link venenoso, mas, agora, a diversidade de temas é absurda. É preciso redobrar a atenção. Muito legal o texto!
Nick Ellis
Eu também nunca vou abolir o meu e-mail, Bia. Meus parabéns pelo ótimo texto.
Ismael
Depender do Twitter para comunicação é uma das coisas mis sem noção possíveis. Milhares dependendo de uma única empresa. Ainda bem que o próprio serviço ajuda a mostrar isso com suas constantes baleiadas.
José Paulo
Excelente texto. A segunda é o dia do SPAM! Aqui no trabalho é uma média de 180 e-mails por dia. Acho que só 1% não é spam. Além de escrever bem ainda desenha! Parabéns!
Marcela
Ótimo texto bia! ^^ com certeza vou recomendar esse texto a alguns familiares e amigos hehe.
Alexandre Costa
Eis um texto para ser compartilhado. Tenho vários pontos de identificação com você, Bia. O mais relevante deles é ser também um profissional de saúde (sou psicólogo) trabalhar com pessoas com deficiência (principalmente autismo) e a paixão por tecnologia. Agora, concordo totalmente com esse post. Quem me contata sabe que detesto mensagens "edificantes", e cyberchatos que acham que estão te fazendo um imenso favor de entupir sua caixa postal de tranqueiras inúteis. Teve um deles que me mandou uma mensagem, em resposta a uma educada solicitação para ser removido de sua lista, tentando me impingir culpa de estar quebrqndo sua "corrente do bem" minha segunda atitude foi bem menos polida: block no cidadão. Sua reposta consegui ser mais xaropão que todos os powerpoints "edificantes" que enviou na vida. graças a inúmeras experiências desse tipo, promovi a minha segunda resposta a resposta padrão: mandou corrente, vai para o junk mail, sem exceções.
BrunoMuska
Umas das maiores verdades que já li na internet sobre essas malditas correntes. Atualmente a gripe suína vem conquistando esse nicho. Infelizmente criei algumas inimizades ao bloquear o conteúdo de certos colegas de trabalho em minha caixa de entrada.
José Junior
Não cheguei ao extremo de abolir o e-mail como o Leo Babuta, mas ignoro qualquer e-mail em formato *.ppt ou com um texto maior de 20 linhas. Isto porque já passei mais de 2horas lendo e-mails que no final não acrescentaram nada na minha vida. Parabéns pelo Blog! Abraços,
Thiago Rosa
A abolição ao e-mail vai existir, quando uma ferramenta for capaz de ser rápida e capaz de documentar tudo que as pessoas falam. O twitter consegue fazer isso em partes, mas peca em privacidade. E colocar todos com seguidores para poder receber mensagens privativas não seria ainda a melhor opção. O flood de informações acabaria sendo o mesmo no final. E ainda acho que o e-mail morrer é mais viável que o papel morrer, pois não podemos depender do digital em tudo.