É hora de abolir o email?
Não tem dias que você se odeia até à medula por ter que abrir seus emails? Em especial nessa segunda-feira modorrenta e cinza, parece o fim do mundo ser obrigado a sentar-se diante de um computador e encarar a caixa de entrada com itens acumulados desde sexta.
Não bastasse o volume de trabalho, pendências e cobranças que o seu inbox escancara, ainda há a difícil missão de separar o joio do trigo: selecionar o que realmente é importante no meio daquele amontoado de correntes, piadas, conversas sem sentido, links “imperdíveis” e PowerPoints “edificantes”. Uma vez que você ceda à tentação e abra um deles, sua manhã está condenada: quase na hora do almoço, tudo o que você fez foi ler 8 piadas, abrir 3 PowerPoints (um deles era de mulher pelada, ainda bem que a dona Neide ali do lado não viu), encaminhar um alerta da gripe suína para toda sua lista de contatos, procurar na web uma charge zoando o time do Nestor da contabilidade, em resposta à ofensa dele ao seu, e clicar num link do YouTube… onde você viu outro vídeo legal… e outro… e outro… Dali a pouco, o chefe surge na sua frente com cara de poucos amigos: “cadê o prospecto daquele cliente megaimportante que te pedi por email hoje cedo?”
Desse jeito, até o Dalai Lama odiaria ter que lidar com emails. Junte-se a disponibilidade das pessoas à sua imaturidade com a tecnologia e pronto, temos essa sopa de improdutividade servida diariamente, sempre quentinha, nos escritórios. O sucesso de livros de administração pessoal e sites de produtividade é um termômetro do nosso estado de baderna profissional!
Um desses sites de produtividade, o Zen Habits, publicou recentemente o post de seu fundador, Leo Babuta, falando exatamente sobre o que se transformou nossa vida administrando emails. Radical, porém, o autor declarou: “aboli email da minha vida!“
Foi engraçado ver a reação das pessoas. Muitos compartilharam o arroubo de desprendimento, apoiando-o. Outros se mostraram céticos: será que isso vai dar certo? E teve alguns gatos pingados que, acreditem se quiser, tomaram aquilo quase como ofensa pessoal e disseram que o infeliz blogueiro vai arder nas chamas do inferno.
Minha opinião? Nem 8 nem 80. Como Leo Babuta ganha sua vida online, exclusivamente, talvez até seja bem sucedido no empreendimento. Leo preferiu manter canais alternativos de comunicação com seus leitores, clientes e colegas. Como instant messengers, VoIP e… Twitter.
Eu não consigo me imaginar pedindo para meus pacientes e clientes (mesmo na consultoria com tecnologia móvel) me contatarem pelo Twitter. Creio que 99% dos usuários de email mundo afora também não teriam como abolir o correio eletrônico de suas vidas. O caminho é: adotar uma política rigorosa de comunicação, eleger um sistema de gerenciamento e comprometer-se à ele, dedicando períodos pré-determinados para administrá-lo.
Eu leio meus emails diariamente via smartphone – exceto nos dias de descanso – e procuro resolver o que é importante ou urgente na hora. Não uso push, faço checagem manual mesmo, 2 ou 3 vezes ao dia. Cada checagem não dura mais que 1 minuto. E, no máximo, 2 minutos para cada mensagem que exige ação imediata. Ali mesmo, no smartphone. Fora isso, defini para mim mesma períodos de 30 minutos, 3 vezes na semana, para sentar na frente do computador e cuidar do restante. Semanalmente é assim: cerca de 200 emails exigindo algum tipo de ação por minha parte, isso depois de separar o spam, as newsletters e afins. Felizmente cheguei a um ponto em que estou domando meu inbox. Depois de muito tempo, tenho um sistema eficiente de antispam e tenho normas rígidas no manejo de mensagens, remetentes e anexos. Tudo no servidor. Mas assim que o meu site novo estiver no ar, a página de contato explicará direitinho às pessoas qual minha política no que concerne responder emails. O meu problema não é lê-los. Emails de leitores leio todos, sempre, e adoro. O problema é responder todo mundo. Adotei sistema parecido com minha conta no Twitter, para não me micro-afogar.
Se você tem o costume de atolar a caixa de entrada alheia com correntes, piadas, PowerPoints, coloque a mão na consciência e veja se você não é um dos culpados pela atitude extrema do colega Leo Babuta. Se você está cansado de receber emails inúteis de parentes e amigos, talvez esteja na hora de rever essa postura. Recomende esse texto a eles. Mas não em forma de corrente, faz favor. Muitos insistirão no envio de e-lixo, achando que suas correntes de “utilidade pública” são do bem. Bloqueie-os. Eles jamais entenderão que o mero fato de ser uma corrente já implica ser do mal. Quanto ao receio de colocar parentes na sua lista negra eletrônica, lembre-se: se a casa estiver pegando fogo, eles tem seu número de telefone.
