Controle sua caixa de entrada de e-mail e volte a sorrir

por Marco Gomes, fundador da Boo-Box

Recebo 100 e-mails genuínos (não spam) por dia e administro este fluxo com menos de 1 hora de trabalho. Saiba como faço para não perder mensagens urgentes, responder todas e manter a concentração enquanto faço outras atividades.

Controlar a caixa de entrada de e-mails pode ser um desafio árduo. Algum tempo atrás, enfrentei este problema e encontrei uma maneira de administrar o fluxo de mensagens com eficiência, simplicidade e produtividade.

Este método me permite:

Ter agilidade para responder todas as mensagens urgentes em menos de 12 horas.
Ter organização e disciplina para responder todos os e-mails que demandam resposta em, no máximo, 48 horas.
Ter a consciência tranquila quanto ao controle da minha caixa de entrada de e-mails, deixando meu cérebro livre para produzir sem preocupações.

Consigo manter o controle inclusive em períodos de baixa conectividade, como férias e eventos. Recentemente, durante uma viagem de uma semana, mantive o controle de minha caixa de entrada com apenas 20 minutos diários de processamento de mensagens usando meu iPod Touch. Lidei com todos os assuntos urgentes (e não foram poucos) e fiquei com a cabeça tranquila para curtir a cidade que estava explorando, sabendo que tinha o controle de tudo que estava acontecendo na minha Inbox.

Recebo em média 100 e-mails por dia – sem contar os spams, que são deletados automaticamente – e gasto aproximadamente 1 hora do meu dia lidando com todos eles: faço, respondo ou adio – e arquivo.

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Artigo | Bia Kunze: Como dominar os e-mails e ter tempo de sobra para viver a vida

Os 4 passos

Fazer

Muitas vezes o e-mail vem com alguma solicitação de ação, como marcar reunião, analisar serviço, checar preço, analisar perfil profissional. Se a tarefa pode ser feita rapidamente (menos de 2 minutos), faço imediatamente e me livro da mensagem. Se vai levar um pouco mais de tempo para executar, coloco a tarefa na minha lista de tarefas externa ao e-mail, e me livro da mensagem.

Foi muito importante deixar de usar o e-mail como lista de tarefas. Quando precisava abrir o e-mail para conferir algo para fazer, acabava cedendo e dando aquela olhadinha rápida na caixa de entrada, destruindo todo o meu fluxo de trabalho.

Responder

Muitas mensagens exigem resposta. Se a réplica é urgente, ou pode ser escrita em menos de 2 minutos, respondo e tiro a mensagem da minha frente (note a semelhança com o “fazer” acima). Se vai levar mais tempo e não é urgente, coloco na pasta “responder” e tiro a mensagem da Inbox.

Diariamente entro na pasta “responder” e respondo mensagens por no máximo 10 minutos. No fim dos 10 minutos, eu paro, não importando quantas ainda restem lá, sei que serão respondidas em breve e não são urgentes (as urgentes eu respondi imediatamente).

Adiar

Sempre que chega um artigo, apresentação em slides ou qualquer outra mensagem não urgente que demanda apenas leitura, coloco-a na pasta “mais tarde”, semanalmente olho tudo que há nesta pasta, deixando-a vazia.

Arquivar/Deletar

Esse é um passo obrigatório, quando abro uma mensagem, não posso fechá-la sem arquivá-la, me proibi de fechar uma mensagem e deixá-la como “já lida” na Inbox. Já que abri, vou tomar uma atitude!

O “deletar” aqui é retórico, na verdade não apago e-mails, arquivo sempre, ele pode ser útil no futuro. As contas de e-mail modernas, como GMail ou Yahoo! Mail têm limites /gigabáiticos/ e deletar é correr um risco desnecessário.

Processar para zero

Sempre que abro minha caixa de entrada, me obrigo a processar todas as mensagens, tomando uma das ações acima. Olho minha caixa de entrada 2 vezes por dia, antes do almoço e antes do fim do dia.

É importante não deixar o e-mail aberto o dia inteiro, também não uso notificadores de novas mensagens. Saber que há 45 mensagens novas na minha caixa de entrada me tiraria a concentração para escrever este artigo, por exemplo. 🙂

Como eu comecei

Antes de adotar este hábito, minha caixa de entrada mais parecia uma zona de guerra. Como eu ia começar o hábito de processar pra zero com trocentas mensagens na Inbox? Ia levar dias até processar aquilo tudo! A resposta foi “dividir para conquistar”.

Criei uma pasta chamada “pra processar” e coloquei tudo que estava na minha Inbox nesta pasta. Pronto: Inbox limpa 😀 Diariamente eu dedicava alguns minutos processando o que estava em “pra processar”, conseguindo revisar todas as mensagens desta pasta e poucos dias.

Filtros

Automatizar a filtragem da minha caixa de e-mail foi essencial. Tudo que não é urgente é retirado da Inbox e enviado automaticamente para pastas que só confiro quando tenho um pouco mais de tempo.

Sempre que uma nova mensagem chega, meus filtros analisam as mensagens pelo remetente ou assunto, só fica na Inbox o que os filtros não pegam.

Eu mantenho 3 filtros importantes: bacn, spam e listas.

Bacn

Constantemente recebemos e-mails enviados por redes sociais e outros serviços. Normalmente, eles avisam de novos amigos, resumos de atividades diárias dos seus contatos, novas funcionalidades. Estas mensagens enviadas automaticamente são os “bacn”, e-mails que quero receber, mas não preciso lê-los imediatamente, pois não terão conteúdo urgente.

Tudo que vem de um serviço ou rede social nem aparece na minha Inbox e cai diretamente no marcador “bacn-Inbox”. Uma vez por dia, ou a cada 2 dias, vejo todas as mensagens desta pasta, arquivando tudo e deixando-a vazia.

Meu filtro de bacn é enorme (veja acima), sempre que me inscrevo numa nova rede e começam a chegar e-mails diários sobre o serviço, adiciono o e-mail remetente no filtro. Há inclusive quem use um endereço de e-mail específico para isso.

Spam

Spams são mensagens que não solicitei, normalmente com ofertas ou propaganda. Sempre que recebo uma mensagem que não solicitei, ajudo a melhorar o filtro de spam do Gmail marcando-a como spam, com isso o sistema a aprende que aquela mensagem é spam, não exibindo-a novamente no futuro para mim nem para outros usuários.

Listas e Grupos de Discussão

Mantenho uma pasta “listas-inbox”. Nela, caem todas as mensagens vindas de listas e grupos de discussão. Uma vez por dia, ou a cada 2 dias, entro, leio o que me interessa e apago o resto, deixando a pasta vazia.

Participar de Listas e Grupos de discussão pode ser divertido, educativo e profissionalmente importante, mas foi essencial limitar meu tempo com este tipo de interação e manter as conversas de listas fora da caixa de entrada.

Compreensão

O e-mail não é comunicação instantânea, nem foi criado para tal, é importante deixar claro para seus contatos que você simplificou sua vida e, por isso, pode demorar até 12 horas para responder uma mensagem urgente. Na minha assinatura de e-mail, deixo claro que só confiro o e-mail uma vez por dia e deixo dois contatos instantâneos para quem tem pressa: meu celular e Twitter.

Disciplina

Se abri minha caixa de entrada, me obrigo a processar até não haver mais nenhuma mensagem nela, criei pastas para abrigar todas as mensagens até que não houvessem mais exceções. Todas as mensagens precisam sair da minha frente para eu poder fechar o e-mail e voltar a produzir, programando, escrevendo, projetando, conversando.

Conheço poucos perfis profissionais que geram valor e dinheiro exclusivamente administrando uma caixa de e-mail. Quem trabalha com atendimento a cliente, vendas online, mídia, pode sim criar valor exclusivamente no e-mail, mas para o resto de nós, normalmente, a afirmação “e-mail é trabalho” é ilusória, nosso trabalho é programar, administrar uma equipe, escrever uma matéria, criamos valor no editor de texto, programa gráfico, browser, planilha, controle de projeto.

O e-mail é só uma ferramenta de comunicação e deve ser usada para nos dar mais produtividade e tempo para coisas que gostamos, e-mail não pode ser um “sifão de vida” ocupando todo o tempo (in)disponível.

Para saber mais:

Marco Gomes | Um dos mais respeitados profissionais da internet brasileira, é fundador e diretor de inovação da Boo-Box, sistema brasileiro de publicidade para mídias sociais. Escreve no blog pessoal, além de manter o perfil @marcogomes no Twitter.

Aviso | As opiniões do autor do texto não refletem necessariamente as do Tecnoblog.