Como fazer mala direta no Excel

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Em um primeiro momento, é necessário criar sua base de dados no Excel, ou seja, a planilha com as informações que serão usadas para segmentar o público que você deseja atingir. Após esta etapa, você irá elaborar a redação no Word e criar as variáveis que irão compor sua mensagem, como saudações, nomes ou interesses. O editor de texto, na verdade, usa a base do Excel para a execução da mala direta. Veja como:

1. Crie uma base de dados;

   Nesta etapa inicial, é preciso que você crie uma planilha simples com os dados que deseja segmentar, como nome, endereço ou atividade;

2. Salve o arquivo em algum local do seu computador;

   É necessário salvar o arquivo que será usado em breve para a criação da mala direta;

3. Elaborar o texto;

   Pense em como será o texto do e-mail que deseja criar, como por exemplo, um convite para um workshop;

4. No Word, selecione a aba “Correspondências”;

   

5. Selecione o menu “Iniciar Mala direta” e então, selecione a forma de envio; no nosso exemplo, e-mail;

   Usaremos mensagens de e-mail em nosso exemplo;

6. Ainda na aba “Correspondências”, selecione o menu “Selecionar Destinatários” e então, “Usar uma lista existente”;

   Aqui, iremos escolher a nossa base de dados, o arquivo em Excel que salvamos;

7. Selecione o Excel salvo com seus dados;

   Escolha a aba em que os dados se encontram;

8. Selecione cada trecho que irá mudar em seu texto e clique no menu “Inserir campo de mesclagem”;

   Neste menu, as colunas que você criou no Excel serão exibidas para sua escolha;

9. Para visualizar sua mensagem, selecione a opção “Visualizar resultados”;

   Se tudo estiver de acordo, selecione “Concluir e mesclar” e “enviar mensagens de e-mail”;