Como fazer mala direta no Excel

Com ajuda do Excel, é possível fazer mala direta de forma prática e incrementar a comunicação com seu público-alvo

Alvaro Teixeira
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A mala direta é uma forma de comunicação com o público-alvo de determinada campanha publicitária ou comercial através de e-mails. Para o envio de mensagens para muitos destinatários, o trabalho de criar e usar um base de dados com endereço eletrônico, nomes e outros dados pode parecer difícil, mas com a ajuda do Excel, essa tarefa se torna um pouco mais simples. Confira a seguir como fazer mala direta no Excel.

Como fazer mala direta no Excel
O Excel pode ajudar você a criar uma mala direta (Imagem: Ribkhan / Pixabay)

Tempo necessário: 8 minutos.

Em um primeiro momento, é necessário criar sua base de dados no Excel, ou seja, a planilha com as informações que serão usadas para segmentar o público que você deseja atingir. Após esta etapa, você irá elaborar a redação no Word e criar as variáveis que irão compor sua mensagem, como saudações, nomes ou interesses. O editor de texto, na verdade, usa a base do Excel para a execução da mala direta. Veja como:

  1. Crie uma base de dados;

    Nesta etapa inicial, é preciso que você crie uma planilha simples com os dados que deseja segmentar, como nome, endereço ou atividade;

  2. Salve o arquivo em algum local do seu computador;

    É necessário salvar o arquivo que será usado em breve para a criação da mala direta;

  3. Elaborar o texto;

    Pense em como será o texto do e-mail que deseja criar, como por exemplo, um convite para um workshop;

  4. No Word, selecione a aba “Correspondências”;

  5. Selecione o menu “Iniciar Mala direta” e então, selecione a forma de envio; no nosso exemplo, e-mail;

    Usaremos mensagens de e-mail em nosso exemplo;

  6. Ainda na aba “Correspondências”, selecione o menu “Selecionar Destinatários” e então, “Usar uma lista existente”;

    Aqui, iremos escolher a nossa base de dados, o arquivo em Excel que salvamos;

  7. Selecione o Excel salvo com seus dados;

    Escolha a aba em que os dados se encontram;

  8. Selecione cada trecho que irá mudar em seu texto e clique no menu “Inserir campo de mesclagem”;

    Neste menu, as colunas que você criou no Excel serão exibidas para sua escolha;

  9. Para visualizar sua mensagem, selecione a opção “Visualizar resultados”;

    Se tudo estiver de acordo, selecione “Concluir e mesclar” e “enviar mensagens de e-mail”;

Pronto! Sua mala direta será enviada para os endereços de sua base de dados. É possível salvá-la e editar o que achar necessário para nova utilização.

Com informações: Microsoft.