Como fazer reuniões no Zoom mais seguras

Com a quarentena como medida de prevenção à COVID-19 — causado pelo novo coronavírus — o home office se tornou uma necessidade. O Zoom, na sequência, se tornou a plataforma de reunião por vídeo adotada por milhões de usuários no mundo. 

Além do trabalho, com uma interface simples e acessível, o Zoom facilita muito o contato com a família, amigos e aulas durante o período de isolamento social. Embora tenha apresentado falhas, a segurança do Zoom ainda é razoável para muita gente. 

Contudo, se as reuniões abordam temas sensíveis, este pode não ser o momento ideal para confiar na segurança do Zoom, que prometeu e vem fazendo as suas mudanças.

Porém, para questões de privacidade simples, há algumas configurações que você pode ajustar para tornar o Zoom um lugar mais seguro para você, se não quiser abandoná-lo.

Como fazer reuniões no Zoom mais seguras

O Zoom é uma excelente plataforma para reuniões e chamadas de vídeo, mas recentemente foi alvo de vazamentos. Saiba como se ajustar e evitar de trolls a chefes controladores, para que nenhuma outra parte tenha acesso às suas conversas online.

ID de nove dígitos

Cada reunião do Zoom recebe uma ID de nove dígitos (presente no convite, dividido em três blocos de três dígitos XXX XXX XXX, ao lado de, atualmente, a senha da reunião). 

• Seu ID de reunião pessoal está aba “Reuniões”;
• O ID da reunião você consegue no ℹ️ do topo esquerdo ou em “Convidar”.

Note que, se esse ID se tornar público de alguma forma ou se terceiros o encontrarem dando sopa em uma pesquisa por posts no Google Search ou em redes sociais, eles podem entrar nas suas reuniões. Obviamente, você deve ter o controle de quem tem acesso.

Algumas dicas básicas:

• Tenha cuidado com quem você compartilha o ID da reunião; 
• Não publique o ID da reunião em redes sociais de feed público. É possível que isso ocorra “sem querer”, por causa de uma selfie no seu home office, por exemplo;
• Note que os contatos que você adicionou no Zoom poderão ver seu ID de reunião pessoal (seu número) e saberão como encontrar as reuniões que você iniciar lá;

ID aleatório

Ao iniciar ou agendar uma reunião, o painel de opções permite gerar um ID aleatório para a reunião, em vez de usar o seu pessoal. Para usar o aleatório basta não marcar a opção “Usar ID pessoal de reunião”. É uma maneira de evitar que terceiros acessem suas reuniões, caso a equipe do escritório sempre se encontre com o mesmo ID.

Senha na reunião

Para bloquear completamente (ou quase isso) o acesso de terceiros a uma reunião, verifique se os participantes estão informados da senha para acessa-la. Novamente, isso pode ser encontrado no painel de opções em “Convidar” ao criar uma reunião. 

Sala de espera

Se você procurar nas opções de “Gerenciar Participantes”, verá a opção “Colocar participantes na sala de espera ao entrar”. É uma burocracia, fato. As pessoas serão colocadas nesta salinha de espera virtual antes que você aprove a entrada para participar e isso pode ajudar a bloquear pessoas que não estavam convidadas. 

Convidados indesejados

Mesmo com essas precauções, você ainda não está completamente protegido contra convidados indesejados ou mesmo contra o mau comportamento dos seus próprios convidados. Contra isso, você também tem algumas opções úteis para limitar usuários.

Controles do anfitrião

Quem criar ou chamar para uma reunião pode limitar o que os outros participantes da reunião podem ou não fazer como ativar ou desativar microfones e compartilhamento de tela. Você ainda pode conceder privilégios a alguns usuários específicos de confiança.

Pré-requisitos

• Permissão de anfitrião na reunião (ser o dono da reunião);
• Software do Zoom para desktop (para Mac, Windows ou Linux);
• ou aplicativo para celular Zoom para iOS (iPhone) ou Android. 

Esses controles ficam na barra inferior da tela do anfitrião e permitem:

• Ativar/desativar som: colocar o microfone nos modos ativar e desativar;
• Iniciar/interromper vídeo: iniciar e interromper o seu próprio vídeo.
• Convidar: convide outras pessoas para participar da sua reunião;
• Gerenciar participantes: abre a janela “Participantes”, Lá, você pode fazer o mesmo com os convidados: mutar microfones, o vídeo e até remover;
• Gerenciar em massa: no mesmo local, você pode fazer com todos;
• Compartilhar tela: clique neste ícone para iniciar o compartilhamento de tela;
• Controles de compartilhamento de tela: selecione quem pode compartilhar tela na reunião e se deseja que somente o anfitrião ou outro participante o faça;
• Bate-papo: acesse a janela de bate-papo para conversar por texto se preciso;
• Gravar: inicie ou interrompa uma gravação na nuvem ou local (no computador);
• Closed caption: se tiver ativado o closed caption para sua conta, verá opções; 
• Encerrar reunião: encerrará a reunião para todos os participantes de uma vez só;
• Novo compartilhamento: para iniciar um novo compartilhamento de tela sem ser necessário primeiro interromper o anterior. A tela compartilhada atualmente será substituída, só pode compartilhar uma tela por vez;
• Pausar compartilhamento: pausa o atual compartilhamento e não mostra nenhuma alteração feita na sua tela até selecionar “Retomar compartilhamento”;
• Anotar: permite fazer anotações na tela compartilhada com o grupo na reunião;
• Desabilitar/habilitar anotação do participante: se você quiser impedir que os participantes possam anotar sobre o seu próprio compartilhamento de tela;
• Ocultar painel de vídeo: quando estiver compartilhando a tela, o vídeo aparecerá em uma janela móvel. Se quiser ocultar o painel de vídeo, selecione esta opção; 

Bloquear a reunião

Você ainda pode “Bloquear uma reunião” assim que tiver certeza de que todos os convidados que precisam estar na conversa entraram. Em Gerenciar Participantes, toque em “Mais” e depois em “Bloquear reunião”. Apenas certifique-se de que você não estava esperando alguém que ainda não chegou; eles não serão incapazes de entrar.

É 100% seguro?

É fato que, com falhas de software, nenhum cuidado é o suficiente quando os assuntos foram sensíveis. Empresas e governos de várias partes do mundo já solicitaram que o Zoom não seja usado em suas reuniões. De toda forma, se a sua empresa ainda usa ou se você optou pelo app para conversar ou dar aulas, fique atento e use os recursos.

Mais opções:

• 14 aplicativos para fazer chamada de vídeo
• 5 dicas para fazer videochamadas melhores em home office

Mais algumas dicas sobre o Zoom:

• Como funciona o Zoom [app de reuniões]
• Zoom começa a resolver falhas de segurança e privacidade
• Como fazer ligações no Slack usando Microsoft Teams e Zoom

Com informações: Wired e Zoom