Como funciona a Asana [Guia para Iniciantes]

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A Asana é uma plataforma que oferece ferramentas para o trabalho colaborativo em equipe, com recursos para gerenciar e dividir tarefas. Está disponível para Android e iOS, além da versão web, e conta com funções como lista de tarefas e quadros de cartões salvos na nuvem, portanto os colaboradores podem acessar e visualizar o progresso a qualquer momento. Confira a seguir como funciona a Asana.

Entenda como funciona o Asana, plataforma de trabalho colaborativo (Imagem: Divulgação / Asana)

Como funciona a Asana

Para começar a utilizar a Asana, é preciso fazer o cadastro na sua página. Apesar de paga, a plataforma oferece uma versão de teste, antes de escolher a assinatura. Basta inserir seu e-mail e selecionar “Teste gratuitamente”. Essa opção dura 30 dias e após o prazo, a versão básica (gratuita) é ativada e apenas são liberados menos recursos que a versão paga.

Faça o cadastro na Asana e experimente o teste gratuito (Imagem: Reprodução / Asana)

Se você gostar, os valores de assinatura são:

Básico (versão de teste): Gratuito;
Premium: US$ 10,99;
Business: US$ 24,99;
Enterprise: Os valores são oferecidos de acordo com a demanda da organização, através de um representante;

Estes são os planos pagos da Asana (Imagem: Reprodução / Asana)

Configurar o perfil na Asana

Após criar sua conta, antes de entender como funcionam alguns recursos, é preciso iniciar a configuração da Asana. Veja como:

Informe seu nome completo;
Escolha a opção que mais se aproxima do seu trabalho;
Selecione uma forma de gerenciamento que mais te agrada ou seja familiar. Pode escolher mais de uma;
Inicie a configuração do seu primeiro projeto;
Siga as instruções e configure da melhor forma;
Comece a utilizar as ferramentas da Asana;

Configure seu perfil na Asana (Imagem: Reprodução / Asana)

Como funcionam as tarefas na Asana

O recurso de criar tarefas é o que irá guiar a gestão dos projetos na Asana. É basicamente determinar a lista do que deve ser feito. Após criar a tarefa e dar um nome a ela, determine quais são os membros do projeto que devem trabalhar nesta ação.

Crie tarefa e atribua a membros da equipe (Imagem: Reprodução / Asana)

É possível determinar um prazo para realizar cada tarefa ao definir uma data de conclusão, que pode ser ajustada de acordo com o andamento do processo. Outros colegas da equipe podem ser incluídos como colaboradores da ação para receberem notificações sobre as atualizações.

Crie projetos na Asana

Os projetos são agrupamentos de tarefas. São um conjunto de processos que determinam um trabalho específico. É possível organizar seus projetos e visualizá-los em listas, quadros, calendários e cronogramas, de acordo com a opção escolhida inicialmente, porém você pode alternar a qualquer momento entre uma ou outra.

É possível criar os projetos e agrupar as tarefas (Imagem: Reprodução / Asana)

Nos recursos de projetos, é possível agrupar as tarefas de acordo com a finalidade de cada uma em seções. Você pode criar seções baseadas no tempo necessário para a execução das tarefas,como mensais ou trimestrais, por exemplo.

Organize as suas tarefas na Asana

Em um projeto com muitas seções e tarefas, para se organizar e não se sentir um pouco perdido no meio de tanta informação, a barra de menu lateral é o caminho. Nela, você consegue encontrar as suas tarefas específicas, seus prazos e filtrar as que estão em andamento, concluídas e ainda passar para a próxima.

Caixa de entrada

A caixa de entrada funciona como um feed, com todas as atualizações de trabalhos que você está acompanhando, seja como membro dele ou apenas como um colaborador que precisa acompanhar o andamento de outras tarefas.

As notificações sobre o andamentos das tarefas chegam na caixa de entrada (Imagem: Reprodução / Asana)

Como funciona a organização da Asana

A organização de estrutura da Asana é dividida em:

Organização: Empresa ou organização onde estão os membros;
Equipes: Grupos da organização voltadas para uma função, como um time;
Projetos: Criados para cada equipe, em que constam todos os passos e as tarefas de cada membro;
Tarefas: São ações atribuídas a cada membro da equipe, com prazos, arquivos, comentários e instruções necessárias para a sua conclusão;