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Notion ou Trello; qual o melhor?

Entre os apps de produtividade qual é o melhor, Notion ou Trello? Descubra se é uma questão de gosto ou melhores funções

Leandro Kovacs
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Todos queremos ser ou que nossas equipes sejam mais produtivas, felizes, empenhadas e os apps de produtividade ajudam nesses pontos. Veja abaixo qual é o melhor exemplo, Notion ou Trello, levando em conta suas características e funcionalidades. Será que algum deles tem desempenho melhor para determinados projetos ou é tudo uma questão de gosto?

Qual é o melhor, Notion ou Trello? (Imagem: Guilherme Reis/Tecnoblog)
Qual é o melhor, Notion ou Trello? (Imagem: Guilherme Reis/Tecnoblog)

Propostas de trabalho

Antes de avaliarmos qualquer aspecto das duas ferramentas, é importante relembrar a proposta de ambos os softwares. Algumas vezes, podemos estar usando o app para um objetivo no qual ele não tem tanta afinidade e usabilidade. Particularmente, já utilizei ambas, seja para o trabalho em equipe ou organização pessoal.

Trello

A ferramenta é um serviço de gerenciamento de projetos. O Trello é baseado no estilo kanban. O estilo é derivado da metodologia ágil (agile) de gerenciamento de projetos que se popularizou com o desenvolvimento de softwares e projetos de design.

O Trello usa uma estrutura semelhante a um quadro de avisos de cartões e colunas para exibir visualmente como cada aspecto de um projeto se move através dos vários estágios incluídos no processo.

Trello e seu método kanban simplificado (Imagem: Trello/Divulgação)
Trello e seu método kanban simplificado (Imagem: Trello/Divulgação)

Notion

O Notion é uma ferramenta de produtividade multifuncional (all-in-one). O conceito é baseado em wikis, que são uma série de páginas web organizadas em uma estrutura hierárquica. A ferramenta realmente tem a cara de canivete suíço dos apps de produtividade, pois pode desempenhar uma variedade de funções.

Existem poucas coisas que não se podem fazer no Notion. Tranquilamente, ele pode ser um gerente de tarefas, uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo kanban ou até um repositório de documentos e informações ligadas ao trabalho ou empresa.

Notion e suas camadas mais complexas (Imagem: Notion/Divulgação)
Notion e suas camadas mais complexas (Imagem: Notion/Divulgação)
  • Resultado: empate. Ambos atendem, dependendo do objetivo.

Facilidade de uso e curva de aprendizagem

Trello

O Trello é fácil de usar. Quadros simples no estilo kanban permitem a criação rápida de tarefas e projetos em um cartão. Em seguida, pode-se deslocar com o mouse por diferentes estágios de desenvolvimento à medida que o projeto avança.

A ferramenta torna o rastreamento de vários projetos muito mais simples. O visual do app também é mais amigável para iniciantes.

Notion

O Notion pode ser usado de várias maneiras, mas a configuração de cada board exige mais planejamento. Em um primeiro momento, pode parecer muito mais fácil de usar o Notion do que o Trello, mas, no futuro, exige um tempo maior de planejamento por conta de sua variedade de criações e possibilidades. Essa característica traz uma curva de aprendizado maior no Notion para dominar a ferramenta.

Portanto, se optar por usar o Trello para planejar os projetos em vez do Notion, será feito rapidamente e de forma intuitiva.

  • Resultado: Trello. É mais simples e fácil de dominar a curto prazo.

Flexibilidade e customização

Trello

Para as pessoas que gostam da flexibilidade visual dos quadros kanban, o Trello é amigável. Ele permite que os usuários movam os cartões de um estágio para outro em todo o fluxo de trabalho.

No entanto, o Trello vem com apenas uma forma de visualização, e só poderá ser alterada com a instalação de power ups. Sem essa ação, a exibição da interface não pode ser alternada.

Notion

O Notion oferece muito mais flexibilidade e customização geral. Pode-se alterar a visualização do quadro, criar modelos personalizados, fazer anotações de maneira planejada, controlar as atividades individuais e planejar tudo o que a vida e trabalho oferecem. Também é possível criar bancos de dados e realizar cálculos.

  • Resultado: Notion. Em capacidade de customização nativa, ele abre uma gama quase infinita de possibilidades.

Gestão de membros e colaboração

Para o trabalho em equipe o Trello leva uma pequena vantagem (Imagem: Cowomen/Unsplash)
Para o trabalho em equipe o Trello leva uma pequena vantagem (Imagem: Cowomen/Unsplash)

Trello

O Trello facilita a colaboração com sua interface intuitiva. Com o Trello, pode-se convidar outros membros da equipe para os quadros e atribuir tarefas ou projetos com muito mais rapidez. A ferramenta notifica todos na equipe sobre mudanças no fluxo de trabalho e faz um lembrete sobre os próximos prazos.

Notion

O Notion também possui ferramentas para adicionar membros à equipe e colaborar em projetos. No entanto, ele peca em lembretes e notificações para mudanças recentes, principalmente em outras páginas úteis da equipe.

Portanto, o Trello pode ser melhor em manter a equipe no mesmo foco durante um projeto do que o Notion. A abrangência do Notion joga contra o app nesse quesito.

  • Resultado: Trello. Se o foco for trabalhar em equipe, começar por ele é a melhor decisão.

Integração com outros apps

Mesmo com as funções quase infinitas do Notion, em alguns casos específicos pode ser importante levar em conta a integração com outras ferramentas.

Trello

Se formos para a seção power ups do Trello, veremos uma enorme lista de aplicativos e integrações que se pode usar — lembrando, quanto maior for o número de integrações, mais lento e instável pode ficar o app. O Trello integra plataformas de mídia social, produtos do Google, CRM e uma penca de ferramentas de marketing.

O Trello ainda está na frente com as integrações (Imagem: Trello/Divulgação)
O Trello ainda está na frente com as integrações (Imagem: Trello/Divulgação)

Notion

Por ter o foco em customização, o Notion permite integrações com apenas alguns aplicativos — úteis e complementares. A lista vem crescendo sempre, mas ainda não está no nível do Trello. Inclusive, o Notion tem integração com o próprio Trello.

Mesmo sendo focado na customização, o Notion vem ampliando suas integrações (Imagem: Notion/Divulgação)
Mesmo sendo focado na customização, o Notion vem ampliando suas integrações (Imagem: Notion/Divulgação)
  • Resultado: Trello. Por enquanto, o resultado não é necessariamente eterno.

Análise final e pessoal

Vou fazer agora minha análise final, pessoal e de acordo com as experiências profissionais e pessoais com ambas as ferramentas.

As forças de cada uma são diferentes, onde o Trello tem a vantagem com a facilidade de uso, colaboração e integração. O Notion é uma opção para melhor personalização e flexibilidade.

E o que isso quer dizer? Objetivos e necessidades temporais, a adequação ao cenário de trabalho ou objetivos pessoais resultará na decisão final do usuário.

Particularmente, se o uso for pessoal, eu indicaria o Notion, gosto de ferramentas flexíveis e o modelo all-in-one (quando de qualidade). Simplesmente todos os aspectos de sua vida podem ter participação na ferramenta, com páginas e subpáginas hierárquicas, a realização de um sonho ter meu wiki pessoal.

Meu exemplo de uso pessoal do Notion (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)
Meu exemplo de uso pessoal do Notion (Imagem: Leandro Kovacs/Reprodução)

Em ambientes de trabalho, minha indicação é a mesma, porém, caso exista a necessidade de manuais, documentos, diretrizes, etc. que fiquem disponíveis para a equipe o tempo todo.

Agora, se o objetivo é controlar apenas os passos de um projeto, a evolução do fluxo de trabalho ou fluxo pessoal, o Trello é minha indicação pela sua facilidade de uso intuitiva (limitada sem power-ups).

Para equipes iniciantes, também indico o Trello, caso já tenham se acostumado com a ferramenta e vejam a necessidade de dar um “próximo passo”, não tem jeito, o melhor substituto será o Notion.

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Leandro Kovacs

Ex-autor

Leandro Kovacs é jornalista e radialista. Trabalhou com edição audiovisual e foi gestor de programação em emissoras como TV Brasil e RPC, afiliada da Rede Globo no Paraná. Atuou como redator no Tecnoblog entre 2020 e 2022, escrevendo artigos explicativos sobre softwares, cibersegurança e jogos.

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