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O que é e como funciona um escritório virtual?

Todas as funções com um custo menor; saiba oque é e como funciona um escritório virtual, qual seu público e vantagens

Leandro Kovacs
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Um conceito que não é tão novo mas cresceu e muito com os acontecimentos pandêmicos. Veja abaixo, o que é e como funciona um escritório virtual. A ideia é oferecer todas as funções básicas de um escritório próprio, porém com o custo total reduzido. O escritório virtual libera os donos das empresas de absorver encargos trabalhistas e custos de manutenção do espaço de trabalho.

O que é um escritório virtual? (Imagem: Vitor Pádua/Tecnoblog)
O que é um escritório virtual? (Imagem: Vitor Pádua/Tecnoblog)

A ideia central do escritório virtual

Um escritório virtual oferece às empresas um endereço físico e serviços relacionados ao escritório sem a sobrecarga de um longo contrato de aluguel e equipe administrativa.

No modelo de escritório virtual, os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, mas ainda têm coisas como um endereço para correspondência, serviços de atendimento telefônico, salas de reunião e videoconferência.

Como funciona

Os escritórios virtuais funcionam como uma unidade para atender os clientes, mas não existem em um local fixo.

Esse tipo de configuração é popular entre startups e pequenas empresas que desejam minimizar a sobrecarga de custos. A criação de softwares e serviços de produtividade de escritório baseados na web, como a videoconferência, ajudaram a impulsionar o crescimento dos escritórios virtuais em detrimento dos convencionais.

Salas divididas para atender diversas empresas (Imagem: Nastuh Abootalebi/Unsplash)
Salas divididas para atender diversas empresas (Imagem: Nastuh Abootalebi/Unsplash)

Pode melhorar a produtividade da empresa

O escritório virtual também pode levar a uma maior produtividade, pois seus serviços liberam os funcionários de tarefas administrativas e deslocamentos diários.

Cada funcionário pode trabalhar no local que for mais conveniente, e o negócio não fica restrito à contratação de colaboradores que moram no local. Por outro lado, sempre que forem necessárias reuniões de alinhamento ou brainstorm, as salas de reunião poderão ser utilizadas.

O serviço é oferecido por algumas empresas que se especializaram nisso, inclusive no Brasil. Normalmente, são oferecidos pacotes por valores mensais de acordo com a quantidade de itens de serviços contratados, por exemplo salas de reuniões exclusivas e sempre disponíveis.

Sala organizada para reunião (Imagem: Damir Kopezhanov/Unsplash)
Disponibilidade de salas de reunião com colaboradores e clientes (Imagem: Damir Kopezhanov/Unsplash)

Serviços oferecidos

A quantidade de serviços pode variar entre as empresas de escritório virtual, as mais comuns são:

  • Endereço postal;
  • Recepcionista: isso ajuda se estiver organizando reuniões dentro e ao redor de seu escritório virtual, mas passando uma boa impressão para os clientes e colegas de trabalho;
  • Abertura e digitalização de correspondência;
  • Salas de reunião: geralmente não são fixas, mas dependendo do pacote pode-se ter exclusividade;
  • Atendimento via telefone e correio de voz: simplesmente ajuda a empresa na gestão de suas chamadas recebidas e não é mais necessário oferecer o celular pessoal.

Vantagens do escritório virtual

Baixo custo

O custo mensal de um escritório virtual é muito menor do que o de um escritório tradicional. Afinal, não tem nenhum dos custos de manutenção e conservação, nem precisa de pessoal contratado e mantido pela própria empresa.

Qualidade nos serviços

O escritório virtual pode fornecer um endereço de correspondência, atendimento telefônico e serviços de videoconferência. Portanto, uma pequena empresa pode parecer maior do que é. Ele também pode fornecer um endereço físico para que os membros encontrem clientes. Ser, sem arcar com os custos de ser.

Desvantagens

Pode não estar sempre disponível

Alguns dos serviços oferecidos por um escritório virtual exigem planejamento prévio para serem utilizados. Por exemplo, muitos pacotes vêm com uso limitado de salas de conferência ou serviços limitados de teleconferência e videoconferência.

Os escritórios virtuais também podem ter acesso restrito durante as noites e finais de semana. Para alguns, a falta de flexibilidade pode ser limitante e inconveniente.

Incompatibilidade de pessoal

Existe também o potencial de distrações que vêm com o trabalho em casa e, portanto, alguns trabalhadores podem não ser tão produtivos ao operar em um ambiente de escritório virtual.

Essas informações dizem muito sobre o que é e como funciona um escritório virtual, não deixa de ser uma possibilidade prática, mas os casos podem variar sempre de acordo com o atual ambiente de trabalho. Boa sorte.

Com informação: HubbleHQ, Investopedia, Venturex.

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Leandro Kovacs

Ex-autor

Leandro Kovacs é jornalista e radialista. Trabalhou com edição audiovisual e foi gestor de programação em emissoras como TV Brasil e RPC, afiliada da Rede Globo no Paraná. Atuou como redator no Tecnoblog entre 2020 e 2022, escrevendo artigos explicativos sobre softwares, cibersegurança e jogos.

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