Trello ou Asana?

Já tive a oportunidade de trabalhar com Trello e Asana. Atualmente uso o Trello, mas não porque a plataforma é melhor ou pior — mas porque é mais fácil e se adapta às minhas necessidades e do time no momento. O Asana, de longe, é mais completo enquanto plataforma, mas o Trello também pode ficar incrível se você usar Power-Ups.

Minha função aqui não é bater o martelo sobre qual deles você deve escolher, mas compartilhar minha experiência e apontar em quais situações ambos podem ser úteis.

Se você está aqui já sabe que ambas são ferramentas de gerenciamento de projetos e que podem aumentar a produtividade das equipes (analisar, organizar e escalar).

Esse é o lema.

O Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada na web, mas que também oferece aplicativos para Android e iOS. A plataforma foi criada pela Fog Creek Software em 2011 e, em 2014, tornou-se uma empresa separada. Em 2017, a Atlassian (que também é dona do Jira), comprou o Trello por US$ 425 milhões e hoje opera um modelo de negócio Freemium, oferecendo uma versão gratuita ou paga para usuários.

A empresa define o Trello como uma ferramenta colaborativa de produtividade que usa o método Kanban para organizar demandas e fluxo de trabalho. Isso é feito por meio de quadros (os famosos boards), listas e cartões que criam um processo de identificação visual para cada etapa do trabalho. Cada board é um projeto, cada cartão é uma tarefa que você pode acompanhar, migrando entre as listas de status mediante ação do time.

Ou seja, o Trello permite que todos os membros de um equipe estejam sempre a par de todas as etapas que foram concluídas ou que ainda precisam ser concluídas para a finalização de um projeto, além de orientar a distribuição das demandas entre os membros, incluindo prazos de conclusão, além de anexos, checklists e etiquetas.

O Trello é simples e por isso é um sucesso. Eu mesmo uso para as coisas mais bobas e mais complexas: da decoração do meu escritório até as pautas do TB Responde. Em diferentes boards, no entanto, uso Power-Ups que me trazem recursos adicionais como campos personalizados de dados em cada demanda, bots e sincronização com Slack.

O Asana

A empresa foi fundada em 2008 pelo co-fundador do Facebook, Dustin Moskovitz, e pelo ex-engenheiro do Google e do Facebook Justin Rosenstein. Como um produto, o Asana foi lançado comercialmente em abril de 2012. Pode ser acessado pela web e por aplicativos Android e iOS.

O Asana é projetado para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho. Faz tudo que o Trello faz, mas é capaz de emitir relatórios e oferecer uma visão gerencial de todos os dados que foram incluídos nele. É mais completo.

O diferencial mais gritante do Asana é que na plataforma as equipes podem coordenar o trabalho no modo de visualização que melhor se ajustar às suas necessidades (ou do gestor), eles são quatro: quadros, listas, cronograma e calendário. E é nisso, principalmente nisso, que ele se difere, oferecendo uma visão ampla do progresso.

Quando comparadas as formas de visualização, é possível identificar lacunas e/ou sobreposições na sua agenda, priorizar e fazer os ajustes necessários rapidamente. O Asana também oferece um controle de demandas e sub-demandas (ou tarefas e sub-tarefas) que são ideais para projetos mais complexos, que envolvem várias pessoas de um mesmo time (ou de times diferentes) na produção da mesma peça de trabalho.

Com foco em eliminar gargalos de produção e bater metas, a empresa inclusive já oferece modelos prontos (são os templates do Asana) para planejar e gerenciar projetos para equipes de Marketing, Design, Engenharia, RH, TI, Operações, Interdisciplinar e Produto.  Quando o projeto está montado, é perfeito. Montá-lo, porém, dá trabalho.

Trello ou Asana?

Como tive a oportunidade de usar os dois, entendi que ambos podem ser úteis. Eu consigo usar o Trello para quase tudo, então acabei adotando ele. Mas, como apareceram projetos maiores, comecei a migrar algumas coisas para o Asana. 

O Asana me ajuda com conflitos de horários, tarefas que terminei mas ainda dependem de terceiros para serem concluídas, mensagens que preciso trocar rapidamente sobre um projeto e sub-tarefas mais detalhadas. Ajuda a priorizar e dar prazos mais precisos.

Mas isso não quer dizer que o Trello é pior. Se você quer organizar sua viagem de férias, uma festa, coisas que envolvem muitas pessoas ou atividades simples, é o Trello que vai te fazer feliz. Ele pode ainda ser uma ferramenta mais completa e complexa, mas você vai precisar usar add-ons e dicas ninjas de quem já usa faz tempo e tirar dele o melhor.

No Asana também será preciso dedicação, mas todo seu tempo será recompensado em automação de agenda, visão panorâmica de toda a produção e sinalização rápida de conflitos, pendências e outros gargalos que podem atrapalhar os planos do calendário.

Inclusive, há ferramentas para migrar de um para o outro:

• Trello para Asana ou Migrator-xyz
• Asana para Trello

Quanto custa toda essa eficiência?

É aí que, se você ainda está em dúvida, a verdade aparecerá como um raio de Sol. O Asana é muito mais caro que o Trello. É preciso ver a plataforma como investimento.

• A versão gratuita da Asana está disponível para equipes de até 15 pessoas.
• A versão gratuita da Trello está disponível para até 10 quadros (boards).

Há outras limitações, você pode ver aqui (trello.com/pricing) e aqui (asana.com/pricing). Ambos possuem versões gratuitas que são ideais para testar e, caso preciso de recursos adicionais, comparar qual delas pode oferecê-los por um valor menor a mais pessoas.

O plano Asana Premium custa U$ 10 por usuário por mês para pagamentos anuais e U$ 12 por usuário por mês para pagamentos mensais. Há desconto para pequenos times.

O plano Asana Business custa U$ 20 por usuário por mês para pagamentos anuais e U$ 24 por usuário por mês para pagamentos mensais. Os planos Asana são escalonados, começando com grupos de 5 e 10 usuários, com base no número de pessoas na equipe.

O plano Business Class do Trello também custa U$ 10, com quadros de times ilimitados. O valor é o mesmo para pagamento mensal ou anual. O plano Trello Enterprise custa U$ 20 para 100 usuários e o valor também é escalonado a cada novo grupo incluso.

Em resumo, enquanto o Asana cobra por pessoa e compartilha boa parte dos recursos em todos os plano, o Trello cobra por pacote mais aprimorado. Se você precisa de poucas funções, o Trello sai grátis. Mas, mesmo se você precisa de pouco, num time maior que 15 pessoas, o Asana já se torna um custo. Por isso, o Trello é mais popular.

Asana é mais difícil?

Na minha visão, usar o Asana, logo de cara, pode deixar as pessoas mais resistentes confusas. Mas, uma vez que você entende o Trello, o Asana se torna tão fácil quanto. Uma coisa que você precisa ter em mente é como o seu time lida com inovação e tecnologia. Se a equipe não encontrar valor na proposta, a adoção será lenta e dolorosa.

Ou, se você for louco o suficiente para usar os dois juntos como eu, basta fazer a integração (asana.com/pt/apps/trello). Um coisa, porém, é certa: se a forma como você está usando o Trello ou o Asana pode ser substituída por um bloco de notas, não está explorando todas as oportunidades oferecidas pelos gerenciadores de projetos.

Mergulhe mais fundo.