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Por que eu voltei a fazer listas de tarefas no papel

Soa como uma afronta à tecnologia que temos hoje, mas às vezes a solução mais simples é a melhor

Emerson Alecrim Por

No Tecnocast 048, eu comentei que consegui melhorar a minha organização anotando os compromissos da semana em um caderno. Algumas pessoas, surpresas, entraram em contato comigo: por que usar papel e caneta se estamos tão bem servidos de ferramentas de gerenciamento de tarefas? E estamos mesmo. Por isso, achei que seria uma boa ideia explicar melhor essa história.

Lembre-se do leite

Por um bom tempo, eu resisti à ideia de usar agenda ou caderno. Mas a vida tentava me tornar adulto de todas as formas: com deveres da faculdade, compromissos do trabalho, contas para pagar, enfim. Eu precisava dar conta de tudo e mais um pouco.

Por volta de 2008, eu usava o Elefante (lembra dele?), depois passei para o Remember the Milk (e esse?). Ao menos para a época, esses serviços funcionavam bem, mas eu não tinha acesso à internet a todo momento, então tive que manter uma agenda de papel (um caderninho bem simples, na verdade) por perto para consultar os compromissos quando eu estava na rua.

Funcionava bem. A parte mais interessante é que, depois de anotar as tarefas à mão, eu as memorizava facilmente. Na maioria das vezes, eu não tinha que consultar o caderninho novamente. O problema é que, por conta disso, eu comecei a achar que não precisava de uma agenda.

O caderninho acabou ficando de lado, afinal, eu não poderia desperdiçar essa bela memória (quanta inocência). De fato, mesmo sem agenda, eu me lembrava de quase todos os compromissos. O problema é que lembrar deles não implicava diretamente em cumprí-los. Não era incomum eu executar tarefas em cima da hora ou mesmo pedir mais prazo. Assim como meus amigos, joguei a culpa por essa atribulação toda no “caos da vida moderna”.

Remember the Milk em meados de 2012

Remember the Milk em meados de 2012

A situação melhorou um pouco com o meu primeiro smartphone, um Nokia E71. O aparelho não fazia milagres e, pensando bem, não era tão prático assim. Mas era tão legal ter um dispositivo que funcionava melhor que agendas eletrônicas e PDAs que eu anotava coisas nele com afinco.

Bom, pelo menos por um tempo. Sabe quando a criança ganha um brinquedo bem bacana, fica toda empolgada, mas depois deixa o presente de lado? Aconteceu algo mais ou menos assim. Eu continuava usando o E71 para tudo, menos para listar tarefas e agendar compromissos, olha só.

Aí veio a primeira troca de smartphone. Eu cheguei chegando no mundo do Android. Mais ou menos naquela época, eu também comecei a usar o Evernote. Até então, eu fazia anotações no Google Notebook (no Brasil, Google Notas), mas o serviço tinha sido descontinuado. Tive que mudar para o Evernote. Ao fazê-lo, finalmente passei a usar sincronização: que maravilha fazer uma nota no smartphone e acessá-la mais tarde no PC (e vice-versa).

Uso o Evernote até hoje, mas não mais para listar tarefas. Eu estava me atrapalhando porque não conseguia definir prioridades, então resolvi recorrer a uma ferramenta especializada. Testei algumas opções bem interessantes: Any.do, Astrid (legalzinho, mas foi comprado pelo Yahoo e descontinuado em 2013), GTasks, TickTick (dos criadores do GTasks), até que parei no Wunderlist.

Leve, fácil de usar, multiplataforma, notificações, organização por hashtags, prioridades, funções de compartilhamento, enfim, eu havia encontrado a ferramenta perfeita. Tão perfeita que eu passei a usar o Wunderlist demais.

Wunderlist

Wunderlist

A bola de neve vai te pegar

Eis o resultado: mesmo realizando várias atividades por dia, sempre sobravam tarefas. Eu estava cada vez mais ocupado. Virei o cara da produtividade como religião, mesmo assim não conseguia dar conta de tudo. Chegou uma hora em que eu até evitava abrir o Wunderlist, tamanha era a frustração de encontrar tantos itens pendentes.

Para piorar a situação, eu comecei a procrastinar. A gente sempre enrola um pouco, mas ali a coisa estava tomando proporções sérias. Não era preguiça ou desânimo: era o cérebro tentando me proteger. Se uma bola de neve que não para de crescer está rolando na sua direção, você corre.

Mais cedo ou mais tarde aquela bola te pega, por isso, eu tinha que descobrir como destruí-la. Pesquisando sobre o assunto, percebi que eu estava usando o Wunderlist de maneira errada. Não era um problema de ordem tecnológica, como eu pensava.

Para começar, eu não criava tarefas demais. Acontece que eu definia muitas atividades para serem executadas em poucos dias. Eu achava que, por estar listando tudo em uma ferramenta moderna e inteligente, estava ganhando tempo. Na verdade, a minha preocupação em organizar tudo com auxílio da tecnologia tomava boa parte do meu tempo sem eu perceber.

OH GOD

OH GOD

Outro erro grave: eu criava um item só para uma tarefa grande. Não foi o meu caso, mas, para facilitar a compreensão, imagine como exemplo organizar uma viagem. É necessário procurar passagens, definir roteiro, reservar hospedagem e por aí vai. São várias tarefas, logo, o ideal é criar um item na lista para cada uma delas, não colocar tudo dentro de “organizar viagem”.

A merda de agir assim é que você acaba executando atividades pequenas para evitar as grandes. Não raramente, essas tarefas menores são menos importantes, mas como elas também exigem dedicação, você fica com a impressão de que está muito ocupado, mesmo porque as atividades grandes ainda estão lá, pendentes. Não é que faltavam horas no meu dia. Esse exercício inconsciente de autossabotagem é que me fazia gastar o tempo de modo ineficiente.

Volta aqui, caderno

Eu tive então que rever toda a minha lista de tarefas. Isso tem cerca de um ano. Naquela época, por coincidência, o jornalista Seth Porges publicou uma matéria no Bloomberg dizendo que as listas de tarefas estão matando a nossa produtividade. Ali, encontrei algumas recomendações, como dividir itens grandes em tarefas menores. Bingo! Outra: escreva a lista à mão. Como é?!

O texto cita o professor de ciências psicológicas Bennett Bertenthal, da Universidade de Indiana, que explica que a escrita manual envolve várias áreas do cérebro, o que acaba reforçando a memória. Resolvi testar, até porque, nas coletivas de imprensa, eu anoto tudo em papel. Sempre funcionou melhor do que criar notas no Evernote.

Peguei um caderninho, mas passei a escrever nele só as tarefas mais importantes. Levei algumas semanas para transformar isso em hábito, mas deu certo. Eu não precisava do papel para lembrar da tarefa, mas quando eu a colocava lá, a executava. Não deixava atividades menos relevantes entrarem na frente.

A letra não precisa ser bonita, mas você deve entender o que escreve, é lógico

A letra não precisa ser bonita, mas você deve entender o que escreve, é lógico

Esse “retorno” ao papel e caneta tem sido alvo de vários estudos, tanto que eu escrevi sobre o assunto aqui no Tecnoblog mais tarde. Embora o texto trate da escrita à mão como prática importante para o aprendizado, depois da publicação, eu resolvi reforçar o uso do caderno para as tarefas importantes, mas com duas diferenças: passei, de fato, a dividir as atividades grandes e a só marcar aquelas que devem ser realizadas durante a semana.

Funciona bem até hoje. Para o cérebro, o presente é o que interessa. Se a mente entender que algo é importante de verdade, você sentirá o ímpeto de resolver aquele assunto agora. Às vezes esse agora é um momento bem inconveniente: quem nunca ficou acordado de madrugada pensando em alguma ideia ou pendência?

Escrevendo à mão, de alguma forma o cérebro entende que aquela tarefa é realmente importante, o que te fará tratar do assunto com a devida prioridade. Não nego que às vezes bate uma preguiça, mas, de modo geral, eu já acordo sabendo o que fazer e, o mais importante, com vontade de fazer. Mó legal a sensação de dever cumprido.

Nesse ponto, trabalhar com uma quantidade pequena de deveres faz diferença. Se houver atividades demais, provavelmente você entrará em parafuso, pois o cérebro entenderá que tudo ali deve ser resolvido o quanto antes. Daí bate aquele desespero.

Se o app funciona, continue com ele

Ainda uso o Wunderlist, mas para listar ideias e tarefas não muito importantes

Ainda uso o Wunderlist, mas para listar ideias e tarefas não muito importantes

Pelamor, não pense que estou dizendo que todo mundo deve voltar ao papel. Para muita gente, os apps de tarefas são a melhor invenção do mundo. Aqui no Tecnoblog, por exemplo, o Paulo Higa e o Thiago Mobilon se dão bem com o Todoist. De fato, a ferramenta tem recursos para projetos, metas, monitoramento e afins que não só funcionam como servem de estímulo. Eu mesmo continuo com o Wunderlist, só que para tarefas pouco importantes ou com prazo grande.

Se os aplicativos especializados estão funcionando bem para você, ótimo. Se não, tente o papel antes de voltar à busca do app perfeito. Não há garantias de que vai dar certo, mas tente. Teste pra valer. Eu aprendi do jeito mais difícil que, às vezes, a solução mais simples é a mais eficiente.

Para quem quiser algo um pouquinho mais funcional, fica a dica: pesquise por bullet journal. Trata-se de uma técnica bem simples que usa símbolos para organizar as tarefas no papel (também há apps baseados no método). Tem gente se virando muito bem com essa ideia.

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ronaldotakayama

Também votei para a agenda de papel. Usei bastante tempo o RtM! pois muitas tarefas do dia eu acabava deixando para o dia seguinte. Então, é mais prático a agenda digital, pois não preciso transcrever tudo na próxima página. Só clicar em "adiar". O inconveniente da agenda digital, pra mim, são dois detalhes bestas: quando atendo o cliente e os outros me veem da fila anotando no celular, eles pensam que estou de bate papo no WhatsApp; e o teclado virtual não é prático como o físico. Resultado: só uso o Evernote pra anotar e fazer as compras de mercado.

ronaldotokuno
Também votei para a agenda de papel. Usei bastante tempo o RtM! pois muitas tarefas do dia eu acabava deixando para o dia seguinte. Então, é mais prático a agenda digital, pois não preciso transcrever tudo na próxima página. Só clicar em "adiar". O inconveniente da agenda digital, pra mim, são dois detalhes bestas: quando atendo o cliente e os outros me veem da fila anotando no celular, eles pensam que estou de bate papo no WhatsApp; e o teclado virtual não é prático como o físico. Resultado: só uso o Evernote pra anotar e fazer as compras de mercado.
Bruno De Blasi
Faz um tempo que comecei a largar o computador e o celular para produtividade. Comprei um bloco de papel para carregar para cima e para baixo, e percebi como isso era melhor. Eu tentava usar o Wunderlist, mas acabei que nem o seu relato: primeiro, fazia tudo de cabeça, e descobri que a minha memória é boa. Depois, percebi que eu perdia tanto tempo nisso, que a eficiência ficava em segundo plano. Do mesmo, digo para os aplicativos de anotação. Se tornaram mais um espaço para guardar links do que fazer anotações. Tirando o email e os mensageiros instantâneos, não adianta. A produtividade é melhor no papel, ainda mais se você é jornalista e acadêmico, precisando fazer inúmeras anotações por segundo.
Ronaldo
Pegando sua ultima linha, não creio que o funciona para mim, funcione para os outros exatamente da mesma forma, mas é interessante partir de modelos que funcionem para alguém, e fazer os seus ajustes. Até por isso citei o Cocatech e o Dicas do Elefante, que foram relevantes para mostrar qual a forma mais assertiva de uso dessas ferramentas, e eles mesmo são enfáticos em dizer que o melhor é aquilo que funciona para você. O que não funciona é virar testador profissional de tudo, o tempo todo, só por que viu na loja um app novo que promove maravilhas. Por exemplo, eu também uso papel, não é para marcar tarefas, atividades, ou lista de compras. Eu uso no processo criativo, para desenhar um wireframe, ou para escrever uma rotina ou algoritmo.
FrankCastiglione
Ótimo texto, Alecrim! Senti que estava lendo o meu próprio relato de experiências com tais ferramentas. Já caí na situação de ficar viciado em produtividade e muito entusiasmado com os apps em si, me concentrando mais nos meios do que nos fins, que resulta em maior ansiedade e afobação. Não defendo posições extremadas, acho que tanto a tecnologia de ponta quanto os métodos mais clássicos e simples têm seu valor. Também não acho que "a culpa" seja do usuário ou da tecnologia (muitas vezes ela pode estar nas mãos dos criadores de dificuldades, que depois nos vendem facilidades). Não li (ainda) seu artigo sobre escrita manual, mas acredito no fato dela estimular o aprendizado e fixação (principalmente, por conta do foco da visão simultânea da mão escrevendo e o texto no papel). O grande contra do papel, para determinados casos é a falta de um "CTRL+F", principalmente para encontrar palavras específicas no corpo de um texto (algo que pode não ocorrer em listas de tarefas). Gosto muito do Evernote, que utilizo de 2013 até hoje. Usava muito o Wunderlist, mas achei que os servidores deixavam a desejar em alguns momentos na parte de sincronização. Minha principal crítica aos métodos mais tecnológicos são pontos como: necessidade de conexão com internet, sincronismo (que é ótimo, mas pode causar alterações conflitantes) e bateria de dispositivos móveis. Em suma, os apps são sensacionais, mas existem várias camadas, vários "se", que requerem uma certa estrutura e diligência do usuário para que funcionem a contento. O velho papel e caneta têm a si mesmos como "suporte" para seu funcionamento pleno e até permitem improvisos e gambiarras. O fiel da balança será a quantidade, complexidade e frequência das tarefas que podem justificar ou não uma ferramenta específica. Fica a reflexão que um antigo chefe meu levantou um dia: "Quando escrevemos à lápis num papel, quem está sendo 'riscado': o papel ou o grafite do lápis?". Transportando para o assunto em questão: os apps e dispositivos estão nos servindo ou será que nós estamos servindo a eles?
meajudadeus
Quero_ser_Jayme_Malkatena
As vezes não, SEMPRE a solução mais simples é a melhor.
Lidio Vargas
Muito boa a sacada, Emerson. Eu tenho percebido que na implantação de qualquer sistemática, desde o uso de um caderno, apps de produtividade, até grandes sistemas(sistemáticas) empresárias que envolvem mais pessoas, vem a lei da menor inércia. Se o usuário precisa muita fricção/esforço/energia nos ciclos de entrada/controle, o processo é um forte candidato à morte. Eu tentei várias vezes usar o Evernote e achei muito complexo. Hoje escrevo no caderno como processo mental, tenho o G Keep para notas rapidas com morte certa, que é beeem mais fluido que o Evernote, dá para colocar lembretes que ficam mesclados com a agenda Google. Dá para arquivar insights importantes é etiqueta-los mantendo a menor estrutura/complexidade possível. E tem a agenda google para enventos, compromissos e informações de data mais duradouras (com demanda de consulta futura). Tudo isso disponível de qualquer dispositivo, ou do site se tiver sem dispositivo nenhum. Mas pra vc ver, não abro mão do caderno quando preciso que o cérebro processe a informação! O legal que o seu texto provoca um pouco a ideia de que é mais importagem a modelagem do processo de produtividade em si (em cada contexto); as ferramentas são apenas o meio de concretizar isso. E sim, conforme a gente "amadurece", aguenta mais peso nos ombros, e é impossível praticar "controlar tudo de cabeça". O sistema de cada um deve ser o mais flexível possível compatível com o peso nos ombros de cada um!! Valeu!
laurentinomello

Eu mesmo utilizo uma planilha do Excel. Inclusive disponibilizei ela gratuitamente em meu blog. http://excelmaster.com.br/p...

Hugo Cravo
Não acho que o problema seja da ferramenta, e sim do modo como nós a utilizamos.
Michael Felipe
Já tentei alguns aplicativos, inclusive os que organizam as tarefas em quadro Kanban. Mas, sempre deixo de lado após algumas semanas. Vou tentar no caderninho...
Igor
Legal, obg. Sinceramente não li o texto todo ainda rs. No trampo fica difícil. Vou ver obg!
Emerson Alecrim

Resumidamente, eu não estava quebrando tarefas grandes em menores. Além disso, eu estava colocando atividades demais para serem executadas em um período curto. No papel, eu consegui corrigir isso porque eu só marco as atividades da semana. Fora que a escrita manual fixa a atividade na mente, me fazendo tratá-la como algo naturalmente importante. Mas leia o texto com calma. Explico tudo lá.

emersonalecrim
Resumidamente, eu não estava quebrando tarefas grandes em menores. Além disso, eu estava colocando atividades demais para serem executadas em um período curto. No papel, eu consegui corrigir isso porque eu só marco as atividades da semana. Fora que a escrita manual fixa a atividade na mente, me fazendo tratá-la como algo naturalmente importante. Mas leia o texto com calma. Explico tudo lá.
Igor
"Depois descobri que eu estava usando processos errados. Corrigi os erros com a ajuda do papel. E contei aqui como e o porquê de isso ter funcionado." Se importaria de explicar como vc fez?
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