5 exemplos de como a automação faz toda a diferença nas empresas

Soluções de automação podem melhorar radicalmente qualquer negócio; e nem sempre estamos falando de robôs

há 5 anos e 11 meses • Atualizado há 1 ano e 1 mês

Falar de automação nas empresas frequentemente nos faz pensar em fábricas repletas de máquinas ou em prédios comerciais ultramodernos. Nada disso está errado, mas essa é uma visão um tanto limitada: a automação consiste, basicamente, em aplicar tecnologia para tornar processos mais eficientes. Logo, ela pode — e deve — ser usada por empresas de todos os portes.

Agilizar processos traz inúmeras vantagens: diminui o tempo gasto em tarefas, reduz o risco de falhas, otimiza gastos, ajuda na tomada de decisões e pode até melhorar o relacionamento com os clientes.

Quer saber como? Aqui vai uma lista com cinco exemplos de como a automação pode melhorar radicalmente qualquer negócio.

1. Gestão de contratos

As empresas estão a todo momento fechando contratos com clientes, fornecedores e prestadores de serviços. Se não houver um bom gerenciamento desses documentos, haverá perda de produtividade e até prejuízo por conta de multas ou ações judiciais. Isso pode acontecer quando um prazo não é respeitado, por exemplo. Muitas vezes, isso ocorre por uma simples falha de organização.

Felizmente, há diversas ferramentas para gestão de contratos, desde softwares que podem ser instalados nos servidores da companhia até plataformas nas nuvens — uma ótima opção para pequenas e médias empresas.

No início, pode até parecer que os gastos com plataformas do tipo não compensam, mas os benefícios não demoram a aparecer. Sistemas de gestão de contratos contam com recursos como certificação digital e assinatura eletrônica para tornar as operações mais seguras e automatizar alguns procedimentos. Além disso, eles podem gerar alertar sobre pendências, prazos e contratos a vencer, por exemplo.

Eis os resultados: menor risco de fraudes, diminuição de inadimplência, mais produtividade da equipe e por aí vai.

2. Procedimentos financeiros

É essencial ter controle sobre o dinheiro que entra e o que sai. Muitas companhias conseguem fazer isso automatizando, tanto quanto possível, o pagamento de impostos, salários, fornecedores e afins. Além de evitar problemas com uma obrigação que deixou de ser paga, sistemas do tipo permitem que a direção saiba com precisão quanto cada área gasta.

Também é possível ter uma visão bem clara da situação dos pagamentos a receber. Alertas podem ser disparados automaticamente para clientes em atraso. Para você ter ideia, dá até para registrar um pagamento efetuado na pontuação de metas do funcionário que fez aquela venda.

E por meio do uso de soluções financeiras com inteligência artificial, os profissionais do setor financeiro podem ser “liberados” dessas operações e tarefas cotidianas, e se tornarem ainda mais estratégicos para as empresas.

3. Serviços de marketing

Os clientes estão aí, a um clique de distância. Dá para chegar até eles em questão de segundos com plataformas de publicidade, sistemas que mensuram o engajamento de uma marca nas redes sociais e ferramentas de email marketing.

No caso da publicidade online, há sistemas que criam anúncios automaticamente nas redes sociais exibindo produtos que o usuário pesquisou recentemente na web. Outros conseguem mostrar anúncios em diversos sites ao mesmo tempo por meio de leilões online, novamente, tudo de maneira automática.

As ferramentas de email marketing conseguem ser ainda mais interessantes. Elas são capazes de enviar emails personalizados com promoções tendo como base o histórico de compras do cliente. Um recurso muito usado por lojas online é o envio de mensagens com descontos para clientes que chegaram a colocar um produto no carrinho de compras, mas não fecharam o pedido.

O melhor de tudo: dá para acompanhar todas as ações praticamente em tempo real graças aos relatórios automáticos.

4. Atendimento ao cliente

Seja por telefone ou em uma fila, ninguém gosta de ficar esperando. Ninguém. Felizmente, é perfeitamente possível automatizar o atendimento ao cliente, nem que seja só em algumas etapas. Um bom exemplo vem das companhias aéreas: os check-ins pela internet reduzem filas nos aeroportos e permitem que funcionários cuidem de outras tarefas importantes.

Às vezes, a automação está em um detalhe que faz todo mundo ganhar tempo. É o caso de sistemas que permitem que o paciente de uma clínica ou de um plano de saúde agende consultas via web, podendo até sugerir datas para o retorno.

Outro exemplo notável está nos chatbots, ferramentas que conversam com o usuário via rede social, aplicativo ou mesmo pelo site da empresa. Essas ferramentas estão cada vez mais em uso porque conseguem esclarecer dúvidas rapidamente de vários clientes ao mesmo tempo e até podem fechar pedidos de compras, por exemplo.

É verdade que os chatbots ainda são novidade, mas, por serem baseados em inteligência artificial (IA), a tendência é a de que esse tipo de tecnologia só melhore com o tempo e que a IA mude a experiência do usuário.

5. Controle de logística

Quando o assunto é logística, uma frota de caminhões vem à mente de muita gente. Mas não é só isso: cuidar da logística é assegurar que nada falte, atrase ou vá parar onde não deveria. Uma rede de lojas pode fazer isso integrando o sistema de venda com o de estoque para não deixar nenhuma filial com algum produto em falta, por exemplo.

Olha só como esse conceito pode estar presente até em áreas que a gente nem imagina: algumas companhias aéreas já usam etiquetas RFID para prevenir extravio de bagagem. Se você já passou pela experiência de não encontrar a sua mala na esteira do aeroporto, sabe muito bem o desespero que dá.

Com o RFID, os mecanismos de triagem erram muito menos na tarefa de enviar cada bagagem para o avião certo. Em caso de erro, é possível corrigi-lo rapidamente: um sistema de alerta avisa os funcionários de que uma mala está no lugar errado.

Viu só como a automação faz diferença? Em muitos casos, ela pode simplesmente ser a chave do sucesso de um negócio. E o mais importante: nada disso é coisa de um cenário futurista. Todas são tecnologias já disponíveis, algumas de uma forma tão presente no dia a dia que a gente usa e nem percebe.

Leia mais: 5 tarefas do dia a dia que já têm automação e você não percebeu

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