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Como dominar os emails e ter tempo de sobra para viver a vida

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papai-amigo-betão
Sei que o título desse post parece engraçado e até meio absurdo, mas hoje em dia, além de ser bom profissional, estudar e atualizar-se sempre, ser um pai ou mãe exemplar, manter a casa um brinco, ser magro, elegante e saudável, ainda temos que domar com maestria nosso correio eletrônico. É muita pressão, não é mesmo?

Mas falando sério: segundo pesquisas, o tempo que os profissionais têm gasto gerenciando email tem chegado a absurdas 3 horas diárias. Minha observação, através de método empírico, não difere muito disso. É enorme o número de pessoas que passam o dia penduradas nos emails, estressadas, lutando para serem produtivas enquanto mensagens não param de chegar. E pior, quando vão pra casa, depois de se matar o dia todo na rua ou no escritório, o que é que elas vão fazer? É, acertou. Vida própria, cadê?

No último post falei do cara que eliminou o email de sua vida e enumerei inúmeras pragas modernas que alimentam nosso ódio ao correio eletrônico. Se você não pode se dar ao luxo de dar adeus à essa forma de comunicação, não adianta sentar, chorar e colecionar cabelos brancos. Basta um pouco de atitude e a criação de novos hábitos. Alguns um tanto doloridos. Mas se sua situação se tornou desesperadora, não tem jeito: ou você vence os emails ou você será vencido e escravizado! O que você prefere?

Selecionei algumas dicas para domar os emails e ter tempo para ser livre e fazer o que quiser, baseadas em minhas palestras dadas a empreendedores e executivos. A seguir:

1. Desligue a porcaria do notificador. Você trabalha com o programa de emails aberto o dia todo? É hora de mudar isso. A adrenalina que você descarrega ao longo do dia, ansioso, acompanhando as mensagens que chegam, mais o som do notificador que interrompe suas atividades e tiram sua concentração enlouquecem qualquer um. Lógico que o dia acaba e você vai para casa frustrado porque todas suas tarefas estão pendentes ou incompletas.

2. Determine períodos para checagem de emails. Não importa se serão 1, 2 ou 5 vezes ao dia. Devem ser pré-determinados.

3. Crie uma rotina de trabalho com emails. Seguindo a filosofia do inbox zero, tudo deve chegar diretamente na sua caixa de entrada. Primeiro, apague o spam e as bobagens. Segundo, responda imediatamente emails que demandam até 2 minutos. Terceiro, coloque numa pasta chamada “ação” coisas que demorarão mais tempo para ser resolvidas. Quarto, guarde em pastas específicas itens que você pode precisar no futuro. Limpou o inbox, feche tudo e vá fazer outra coisa.

4. Use um timer. Marque 15 minutos para se dedicar à checagem de emails nos períodos do dia que você escolheu. Você aprenderá a se disciplinar e evitará se dispersar com bobagens. Em pouco tempo você verá que 15 minutos é muito, e poderá usar 10 ou até 5 minutos para essa tarefa.

5. Dedique um período de até meia hora, no máximo, para cuidar da pasta “ação”. Nessas ocasiões, desligue a internet para que a entrada de itens novos não o distraia.

6. Apague o que for resolvido ou inútil. Sempre. Só guarde, nas devidas pastas, itens que podem ser necessários para referência futura. Sei que aplicativos como Gmail incentivam que não se apague nada, pois eles dão espaço de sobra. Houve um tempo em que nem o botão “delete” existia. Mas não é para facilitar sua vida. É para vasculhar os assuntos que permeiam sua vida e mandar propaganda com alta chance de ser clicada nos links patrocinados. Se você acha irrelevante ficar deletando coisas, pense comigo: você deixaria uma pilha enorme de papéis e lixo num canto da sua mesa, só porque seu escritório tem espaço sobrando?

7. Use um smartphone. Gerenciar emails num dispositivo móvel é bem diferente de um computador. Você não se sentirá tentado a abrir links bobos ou anexos inúteis - ou porque tela e interface são limitadores ou porque você não quer gastar seu valioso pacote de dados. Limpe seu inbox: apague as bobagens, responda imediatamente as urgências, arquive itens que achar necessários e guarde na pasta “ação” o que você tiver que resolver mais tarde, no seu computador. O bom do smartphone é que, ao invés dos 15 minutos do timer, você só gastará 5.

8. Não verifique emails antes das 10h da manhã. Primeiro, resolva a lista de tarefas que você preparou no dia anterior, depois faça a primeira checagem do dia. Quando a primeira coisa que se faz de manhã é ver emails, surgirão coisas novas que o dispersarão da lista de pendências importantes.

9. Tenha 3 contas de email: uma pessoal, uma de trabalho e uma terceira para usar em cadastros online e sites diversos. A maior parte do spam chegará nessa conta, que você só checará eventualmente.

10. Evite levar laptop nas viagens para descanso ou passeios com sua família. Mas se for realmente indispensável que você leve seu computador para algum trabalho, eis uma dica que aprendi com um grande empreendedor: deixe a fonte em casa. Com apenas a carga da bateria disponível, você aprenderá a trabalhar de forma racional e focada.

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