Como fazer mala direta no Word

Alterando informações de documentos de forma automatizada; saiba como fazer mala direta no Word utilizando planilha do Excel

Por Amanda Machado

há 3 anos • Atualizado há 1 ano e 8 meses

É comum a necessidade, principalmente de empresas, de fazer documentos padrões, mas com destinatários diferentes. Nesse caso, não só o nome da pessoa precisa ser alterado, mas também o endereço, cidade e demais informações para que a documentação seja direcionado corretamente.

No entanto, fazer isso à mão pode (e é) bastante complicado e cansativo, principalmente quando existe uma lista gigantesca de informações que precisam ser alteradas. Para ajudar nisso, o Word possui uma funcionalidade que permite tornar esse processo automatizado e mais rápido, com a ajuda do Excel. Continue aqui comigo e confira como fazer mala direta no Word.

imagem divulgação word — Como fazer mala direta no Word. (Imagem: Divulgação / Microsoft)

Primeiro passo: organizar a planilha do Excel

Para que o recurso de mala direta no Word funcione corretamente, a planilha no Excel com as informações precisa estar devidamente preenchida, estruturada e organizada. Para isso:

a primeira linha da planilha deve trazer o que representa cada coluna (nome, endereço, cidade…), e cada nome deve ser exclusivo;
é importante que cada linha contenha informações específicas sobre apenas um destinatário;
atente-se para que não tenha nenhuma linha em branco, pois não pode haver esses buracos.

Como esse exemplo aqui:

Feito tudo isso, salve o arquivo de dados no computador, nomeando de uma forma que você vai conseguir encontrá-lo com facilidade, e feche o documento (não tem como fazer a mala direta com o documento aberto).

Fazendo mala direta no Word

Tempo necessário: 15 minutos

O processo não é complicado, mas necessita de um pouquinho de atenção para selecionar os documentos certos, assim como as mesclagens de informações:

Clique em “Iniciar Mala Direta”
Em “Correspondência” no menu superior principal, clique na opção “Iniciar Mala Direta”. Na sequência, selecione a última opção do menu suspenso “Assistente de Mala Direta Passo a Passo”;
Selecione a opção “Cartas”
No menu lateral direito que aparece, selecione a opção “Cartas” e clique em “Próxima: Documento inicial”. Caso seja um e-mail, envelope ou etiqueta, por exemplo, você pode selecionar essas opções;
Clique em “Usar documento atual”
Nas opções que aparecem, clique em “Usar documento atual” caso o conteúdo já esteja no documento aberto. Caso queira abrir um outro documento do Word salvo no computador, basta clicar em “Iniciar com base em documento existente” e abri-lo. Na sequência, clique em “Próxima: Selecione os destinatários”;
Selecione a opção “Usar uma lista existente”
Agora é a hora de usar a planilha do Excel que já está pronta e salva no seu computador (lembrando que ela precisa estar fechada nesse momento). Clique na opção “Usar uma lista existente” e depois clique em “Procurar”. Selecione o documento Excel e siga as instruções seguintes, clicando em “OK”. Depois disso, a lista já estará adicionada e você poderá editá-la em “Editar lista de destinatários” se houver necessidade. Na sequência, clique em “Próxima: Escreva a carta”;
Selecione a primeira informação que quer alterar
No exemplo abaixo, a primeira informação é o nome, selecione e depois clique em “Mais itens”;
Selecione a opção “Nome”
Em “Mais itens”, abrirá uma janela com todas as colunas definidas lá na planilha do Excel que foi adicionada como lista de destinatários. Clique na opção “Nome” que é a que iremos alterar primeiro e depois clique em “Inserir”;
Repita o processo
Em todos os campos que precisam ser alterados por informações de outros destinatários, repita o processo como em endereço, cidade e etc. Você vai ver que no local fica um comando que puxará todas as informações da planilha. Depois que terminar, clique em “Próxima: Visualize as cartas”;
Revise as cartas
Nas setas que aparecem, visualize e revise todas as cartas, para se certificar que as informações estão corretas. Caso precise mudar alguma informação de algum destinatário, clique em “Editar a lista de destinatários”. Se estiver tudo certo, clique em “Próxima: Conclua a mesclagem”;
Salve as cartas
No canto direito, em “Imprimir”, além de poder mandar para uma impressora já na hora, você também pode salvá-las no computador em PDF, separadamente ou em um único documento. Nessa etapa, também é possível editar cada uma das cartas, caso tenha que corrigir alguma informação em “Editar cartas individualmente”.

Pronto, processo finalizado!

Posso salvar o documento do Word após finalizar a mala direta para imprimir ou salvar depois?

Sim. Salvando o documento do Word você consegue abri-lo depois normalmente. Basta apenas acessar a assistente de mala direta para finalizar a configuração. O mesmo processo apresentado acima.

Tem outro lugar que posso ver todas as cartas, sem precisar clicar em “Inserir Mala Direta”?

Sim. Após fazer toda a mesclagem das informações dos destinatários, basta clicar em “Correspondência” no menu superior principal que você consegue navegar (nas setas) pelos documentos de cada destinatário.

Com informações: Microsoft.