Como fazer mala direta no Word

Alterando informações de documentos de forma automatizada; saiba como fazer mala direta no Word utilizando planilha do Excel

Amanda Machado
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• Atualizado há 1 ano e 2 meses
Como fazer mala direta no Word. (Imagem: Divulgação / Microsoft)

É comum a necessidade, principalmente de empresas, de fazer documentos padrões, mas com destinatários diferentes. Nesse caso, não só o nome da pessoa precisa ser alterado, mas também o endereço, cidade e demais informações para que a documentação seja direcionado corretamente.

No entanto, fazer isso à mão pode (e é) bastante complicado e cansativo, principalmente quando existe uma lista gigantesca de informações que precisam ser alteradas. Para ajudar nisso, o Word possui uma funcionalidade que permite tornar esse processo automatizado e mais rápido, com a ajuda do Excel. Continue aqui comigo e confira como fazer mala direta no Word.

Primeiro passo: organizar a planilha do Excel

Para que o recurso de mala direta no Word funcione corretamente, a planilha no Excel com as informações precisa estar devidamente preenchida, estruturada e organizada. Para isso:

  • a primeira linha da planilha deve trazer o que representa cada coluna (nome, endereço, cidade…), e cada nome deve ser exclusivo;
  • é importante que cada linha contenha informações específicas sobre apenas um destinatário;
  • atente-se para que não tenha nenhuma linha em branco, pois não pode haver esses buracos.

Como esse exemplo aqui:

exemplo excel planilha

Feito tudo isso, salve o arquivo de dados no computador, nomeando de uma forma que você vai conseguir encontrá-lo com facilidade, e feche o documento (não tem como fazer a mala direta com o documento aberto).

Fazendo mala direta no Word

Tempo necessário: 15 minutos

O processo não é complicado, mas necessita de um pouquinho de atenção para selecionar os documentos certos, assim como as mesclagens de informações:

  1. Clique em “Iniciar Mala Direta”

    Em “Correspondência” no menu superior principal, clique na opção “Iniciar Mala Direta”. Na sequência, selecione a última opção do menu suspenso “Assistente de Mala Direta Passo a Passo”;screenshot word mala direta

  2. Selecione a opção “Cartas”

    No menu lateral direito que aparece, selecione a opção “Cartas” e clique em “Próxima: Documento inicial”. Caso seja um e-mail, envelope ou etiqueta, por exemplo, você pode selecionar essas opções;screenshot carta mla direta word

  3. Clique em “Usar documento atual”

    Nas opções que aparecem, clique em “Usar documento atual” caso o conteúdo já esteja no documento aberto. Caso queira abrir um outro documento do Word salvo no computador, basta clicar em “Iniciar com base em documento existente” e abri-lo. Na sequência, clique em “Próxima: Selecione os destinatários”;screenshot mala direta word documento

  4. Selecione a opção “Usar uma lista existente”

    Agora é a hora de usar a planilha do Excel que já está pronta e salva no seu computador (lembrando que ela precisa estar fechada nesse momento). Clique na opção “Usar uma lista existente” e depois clique em “Procurar”. Selecione o documento Excel e siga as instruções seguintes, clicando em “OK”. Depois disso, a lista já estará adicionada e você poderá editá-la em “Editar lista de destinatários” se houver necessidade. Na sequência, clique em “Próxima: Escreva a carta”;screenshot mala direta excel word

  5. Selecione a primeira informação que quer alterar

    No exemplo abaixo, a primeira informação é o nome, selecione e depois clique em “Mais itens”;screenshot informações mala direta

  6. Selecione a opção “Nome”

    Em “Mais itens”, abrirá uma janela com todas as colunas definidas lá na planilha do Excel que foi adicionada como lista de destinatários. Clique na opção “Nome” que é a que iremos alterar primeiro e depois clique em “Inserir”;screenshot informações mala direta

  7. Repita o processo

    Em todos os campos que precisam ser alterados por informações de outros destinatários, repita o processo como em endereço, cidade e etc. Você vai ver que no local fica um comando que puxará todas as informações da planilha. Depois que terminar, clique em “Próxima: Visualize as cartas”;screenshot mala direta word

  8. Revise as cartas

    Nas setas que aparecem, visualize e revise todas as cartas, para se certificar que as informações estão corretas. Caso precise mudar alguma informação de algum destinatário, clique em “Editar a lista de destinatários”. Se estiver tudo certo, clique em “Próxima: Conclua a mesclagem”;screenshot revisão mala direta

  9. Salve as cartas

    No canto direito, em “Imprimir”, além de poder mandar para uma impressora já na hora, você também pode salvá-las no computador em PDF, separadamente ou em um único documento. Nessa etapa, também é possível editar cada uma das cartas, caso tenha que corrigir alguma informação em “Editar cartas individualmente”.screenshot mala direta finalizada

Pronto, processo finalizado!

Posso salvar o documento do Word após finalizar a mala direta para imprimir ou salvar depois?

Sim. Salvando o documento do Word você consegue abri-lo depois normalmente. Basta apenas acessar a assistente de mala direta para finalizar a configuração. O mesmo processo apresentado acima.

Tem outro lugar que posso ver todas as cartas, sem precisar clicar em “Inserir Mala Direta”?

Sim. Após fazer toda a mesclagem das informações dos destinatários, basta clicar em “Correspondência” no menu superior principal que você consegue navegar (nas setas) pelos documentos de cada destinatário.

Com informações: Microsoft.

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Amanda Machado

Amanda Machado

Analista de Mídias Sociais

Amanda Machado é jornalista e faz parte da equipe do Tecnoblog desde 2021, atualmente como analista de mídias sociais. Formada pela Universidade Norte do Paraná, iniciou sua carreira na produção de conteúdo online. Trabalhou por três anos como redatora de blogs em diferentes segmentos. Por um ano ficou à frente da newsletter da Nowall School, abordando temas sobre redes sociais, tecnologia e estratégias digitais. Nesse período também assumiu a função de planejar e produzir conteúdos para o Instagram.

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